Como estabelecer um sistema de armazenamento de registros

Estabelecer um sistema de armazenamento de registros requer uma revisão completa das práticas atuais da empresa e um plano viável. Quer você esteja configurando um sistema eletrônico sem papel ou criando um sistema usando registros em papel, você usa o mesmo processo. Isso envolve a aplicação de princípios lógicos de organização. Divisões ou categorias adequadas são a chave para um sistema eficaz e eficiente.

Crie um sistema de armazenamento de registros

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Analise os registros que sua empresa deseja armazenar e suas coleções de registros e práticas de armazenamento atuais. Forme um pequeno comitê para trabalhar com você ao delinear os materiais que você planeja organizar. Crie as categorias necessárias para abranger todos os seus registros.

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Organize documentos em categorias reconhecíveis que façam sentido para o seu pessoal. O principal critério para uma categoria é que ela não se sobreponha a nenhuma outra categoria. Se uma categoria principal for cliente, cada cliente ou grupo de clientes compatível deve servir como uma subcategoria. Os registros de produtos ou fornecedores devem estar em categorias diferentes. Dentro de cada categoria e subcategoria, os registros individuais podem ser organizados em ordem alfabética por título, por data iniciada ou concluída, departamento ou qualquer outro método que torne a recuperação conveniente, consistente e eficiente.

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Prepare materiais de treinamento que expliquem o sistema aos funcionários. Realize um programa de treinamento para explicar os procedimentos e benefícios do armazenamento e recuperação de registros. Dê atenção especial a quaisquer manipuladores de registros, cujo trabalho seja coletar, arquivar e distribuir registros; e supervisores da unidade, que provavelmente receberão perguntas após o sistema estar em vigor. Use os membros da equipe de desenvolvimento para ajudá-lo a monitorar o sistema em busca de alterações que possam corrigir problemas ou torná-lo mais fácil e eficiente de usar.

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Um sistema de arquivamento sem um sistema de backup não é completo ou seguro. As empresas sofreram grandes perdas financeiras ou saíram do negócio quando perderam seus dados. Para registros críticos, pode ser necessário fazer registros duplicados e arquivá-los em locais externos seguros e à prova de fogo. Outra alternativa é digitalizar dados críticos eletronicamente e transmitir os arquivos para o armazenamento on-line externo. Se a privacidade dos dados for um problema, você poderá fazer o backup dos arquivos em suas próprias unidades, que você mantém em um local seguro fora do local.