Saudações de carta de negócios diferentes

Nos negócios, os relacionamentos constroem parcerias e clientes fiéis. Ao escrever uma carta comercial, você estabelece o relacionamento desde o início com a saudação. Se você está enviando cartas postais de negócios ou e-mail, existem diferentes métodos aceitáveis ​​para abordar o leitor na saudação. Certifique-se de manter o tom profissional e de acordo com o relacionamento profissional que você tem com o destinatário.

Saudações Formais

Use saudações formais quando você não conhece o destinatário, tem um título mais baixo ou é subordinado ao destinatário. Saudações formais em cartas comerciais são tradicionais e amplamente aceitas. Eles devem ser usados ​​quando você não tem certeza sobre como abordar a outra parte.

• Destinatário Desconhecido: Há duas saudações tradicionalmente aceitáveis ​​quando você está escrevendo uma carta comercial para um destinatário desconhecido. Para quem possa interessar ou Caro senhor ou senhora mostrar respeito a quem é o leitor pretendido.

• Destinatário Conhecido: Ao enviar uma carta para uma pessoa específica cujo nome você tenha, você deve começar com Dear e usar o sobrenome da pessoa. Quando possível, identificar o sexo, estado civil e título profissional. Use os identificadores Mr, Ms, Miss ou Mrs. para definir o gênero e o estado civil. Ao falar com um médico, use o Dr. antes do último nome. Ao se dirigir a um professor, use o Prof. Identificadores são usados ​​entre Dear e o sobrenome. Por exemplo, Caro Prof. Jones . Não use um identificador de gênero se a pessoa tiver um identificador profissional.

• Especificidades de Gênero: Há momentos em que você tem o nome completo da pessoa, mas não tem certeza se a pessoa é do sexo masculino ou feminino. Diferenças de idioma, ortografia única e nomes ambíguos de gênero podem criar confusão. Não adivinhe. Quando não tiver certeza sobre o sexo do destinatário, renuncie ao identificador de gênero e use o nome completo. Por exemplo, Caro Jan Jones .

Quando possível, aprenda o máximo que puder sobre a pessoa para tornar a saudação o mais agradável possível. Isso pode exigir alguns minutos extras de trabalho, mas geralmente gera melhores respostas.

Saudações semiformais

Se você está em condições de igualdade com o destinatário ou tem um relacionamento longo que o qualifica para ser mais amigável, você pode usar uma saudação semiformal. Isso é o mesmo que você enviaria a um amigo para uma reserva de festa de aniversário, mas dava um tom que combina com o modo como você se comunica com a pessoa na vida real.

• Destinatários do grupo: se estiver usando um programa de mala direta, é possível enviar a carta e ter a saudação ajustada com base em cada indivíduo. No entanto, há momentos em que uma carta é enviada para um grupo inteiro e não individualizada. Nesse caso, identifique o grupo coletivamente. Por exemplo, Caros participantes, Caros colegas ou Caro equipe são aceitáveis.

• Individual Masculino ou Feminino: Em uma carta menos formal, Dear ainda é usado, mas com o primeiro nome da pessoa. Nenhum identificador é necessário. Novamente, isso deve acontecer nos casos em que você já está em uma base de primeiro nome com o destinatário. Por exemplo, Caro Joe trabalha se você não ligar para Joe Mr. Jones em pessoa.

• Saudações digitais comuns: o email tende a seguir diretrizes de estilo mais descontraídas. Mais uma vez, determine o relacionamento e a conveniência de usar cumprimentos menos formais, como Hi ou Good Afternoon . Em caso de dúvida, incline-se ao lado de ser um pouco mais tradicional para evitar incomodar alguém que possa perceber sua saudação como falta de respeito. Tal como acontece com tudo no negócio, entenda com quem você está se comunicando para fazer essa determinação.

Saudações semiformais são usadas em cartas postais e correspondência por e-mail. E-mail é menos formal por natureza, e essas saudações são usadas mais por e-mail do que saudações formais.

Considere o tom da letra inteira

Uma coisa é escolher uma saudação profissional. É tão importante que a saudação corresponda ao tom da carta. Você pode ser amigável com uma pessoa, mas se você está delineando os termos para um novo contrato, a carta será formal. A saudação precisa combinar com o tom e deve ser tradicional, como Dear Mr. Smith . Não é suficiente escolher uma saudação que parece certa. Uma carta comercial é construída por uma razão e cada parte dela, desde a saudação até o pós-escrito, é criada com um propósito.

Due Diligence Sobre o Destinatário

Tomando o tempo para descobrir o nome de uma pessoa, título e status profissional percorre um longo caminho na correspondência comercial. Isso mostra respeito e profissionalismo. Ligue para a empresa para falar com uma recepcionista ou outro representante e pergunte a quem uma carta deve ser endereçada para o assunto. As pessoas geralmente ficam felizes em fornecer as informações necessárias, embora você possa ter problemas com gatekeepers que estão filtrando a correspondência de vendas para os chefes.

Se você não conseguir obter as informações pelo telefone, vá até a Internet e procure um diretório da empresa. Use o seu julgamento para decidir a quem a carta deve ir. Mesmo se for para a pessoa errada, é mais provável que ela seja encaminhada se não começar com uma saudação genérica e nenhum nome.