Os reembolsos de despesas precisam ser reportados como receita?

Os reembolsos de despesas não são receitas de funcionários, portanto, eles não precisam ser relatados como tal. Embora o cheque ou depósito seja feito para o seu empregado, ele não conta como um cheque de pagamento ou folha de pagamento. Quando você cria um cheque de reembolso de despesas ou depósito para um empregado, não está pagando pelo tempo ou pelo trabalho desse funcionário. Em vez disso, você está pagando uma quantia que seu empregado definiu para algo que sua empresa usará.

Gorjeta

• Os reembolsos de funcionários não precisam ser relatados como receita. Na verdade, é um gasto, já que você está pagando de volta algo que um funcionário forneceu em nome do negócio.

Como Registrar Reembolsos de Despesas

Um reembolso de despesas deve ser registrado como uma despesa e entrar na categoria onde ela cai. Se você possui um restaurante e reembolsa um funcionário por pegar um recipiente de sal no caminho para o trabalho, esse reembolso deve ser registrado como um custo de comida. Se o seu empregado pegar as baterias para o seu alarme de fumaça, as despesas devem ser registradas como suprimentos.

Horas de compra e folha de pagamento

Embora a despesa que você está reembolsando não seja um custo de folha de pagamento, o tempo que leva para fazer o recado e fazer a compra deve ser incluído na sua folha de pagamento. Se um funcionário ganhar um salário e parar na loja no caminho para o trabalho, é justo incluir esse horário como horas de folha de pagamento. Se o empregado que parar na loja for pago em uma base assalariada, esse tempo de compra não afetará a folha de pagamento porque o trabalho desse empregado é compensado em uma taxa fixa.

Tipos de reembolsos de empregados

Você deve reembolsar os funcionários em dólares por compras diretamente usadas pelo seu negócio, como materiais e suprimentos. Outros gastos, como refeições subsidiadas, podem ser compensados ​​a uma taxa parcial, como a empresa que paga metade da conta. Se você pagar apenas uma quantia parcial por um tipo específico de despesa, ou pagar diárias, esta política deve ser claramente informada com antecedência, para que seus funcionários saibam o que esperar antes de gastar o dinheiro.

As despesas de milhagem dos empregados são muitas vezes reembolsadas a uma taxa fixa por milha, geralmente a quantia estipulada pelo IRS no início do ano civil como a dedução de milhagem padrão.

Manutenção de Registros de Reembolso de Empregados

Os funcionários devem fornecer recibos para receber reembolsos. Essa prática permite que você verifique se está fornecendo reembolso por valores realmente gastos e fornece documentação para seus próprios registros fiscais. Para reembolsos de milhagem, seus funcionários devem manter registros de milhagem. Estes podem ser formulários que você fornece ou registros criados por eles mesmos.

Um registro de milhagem do funcionário deve incluir as leituras do odômetro de partida e de chegada, bem como a milhagem líquida que você usará como base para o reembolso. As milhas de comutação não são elegíveis para reembolsos de milhas.