Procedimentos de Destruição de Documentos

Com a ameaça de roubo de identidade e as multas que podem ser impostas por descartar documentos de maneira imprópria, a devida destruição de seus documentos comerciais nunca deve ser ignorada. As leis estaduais e os regulamentos do setor podem variar em quanto tempo os documentos devem ser retidos e como devem ser descartados. Portanto, é importante manter-se informado sobre quais políticas afetam seu negócio específico antes de desenvolver procedimentos para você e seus funcionários.

Conformidade e Políticas

Independentemente de onde você está localizado ou do seu negócio, você deve ter uma compreensão de quais documentos precisam ser permanentemente destruídos e quais nunca devem ser destruídos. Multas relacionadas ao estado e ao setor podem ser severas por descarte indevida de documentos, especialmente quando se trata de informações financeiras do cliente e registros de saúde do funcionário. Documentos fiscais de negócios e extratos de contas bancárias e cartões de crédito comerciais devem ser mantidos por pelo menos sete anos antes de serem destruídos. Depois de determinar quais documentos devem ser destruídos antes de serem descartados, você pode fazê-lo sozinho ou contratar uma empresa de terceirização especializada em destruição de dados eletrônicos e destruição de papel.

Autorização e Responsabilidade

Como proprietário de uma empresa, se você não estiver supervisionando pessoalmente a destruição de documentos, verifique se alguém é responsável, como o gerente do escritório, o administrador da rede ou o contador. Essa pessoa deve ser versada em suas políticas e nas leis e regulamentos que regem essas políticas. Ele também deve verificar se os documentos que estão sendo destruídos são apenas aqueles que devem ser destruídos. Por exemplo, o papel que deve ser triturado pode ser colocado em uma área designada de uma sala em sacos selados rubricados pela pessoa em autoridade.

Registros de papel

Um triturador de papel é o método preferido de descarte para a maioria dos documentos comerciais. Você pode comprar trituradores de papel para volumes diferentes na maioria das lojas de material de escritório. Queimar ou pulverizar pode ser preferido, dependendo da sensibilidade da informação. A pulverização tritura ou retalha o papel picado para tornar praticamente impossível voltar a montar. Se você mesmo estiver destruindo o papel, considere fazê-lo em lotes grandes para que os documentos sejam mesclados e improváveis ​​de serem facilmente remontados. Coloque o papel picado para fora imediatamente antes da chegada do caminhão de reciclagem.

Documentos Eletrônicos

Ao excluir documentos eletrônicos em um computador, lembre-se sempre de esvaziar a lixeira. Os arquivos não são realmente excluídos quando ainda estão na pasta de lixo do computador. Enquanto os discos rígidos ainda estiverem em sua posse, isso deve ser suficiente para destruir documentos eletrônicos. Antes de desistir de um disco rígido, a unidade deve ser limpa usando um software especial ou fisicamente destruída antes que você possa assumir que os documentos são irrecuperáveis. Isso inclui discos rígidos dentro de fotocopiadoras, que podem armazenar cópias eletrônicas de todas as fotocópias tiradas.