O que você e não faz da comunicação empresarial

Esforços para fornecer uma versão em espanhol de uma cédula eleitoral local em Massachusetts deu uma reviravolta divertida quando um candidato foi rotulado como “libélula atual” em vez do “xerife atual”. O erro de cédula resultou de um erro de uma letra na tradução. texto e levou ao recall de centenas de milhares de votos, observa a colunista Dianne Williamson. Erros como este ilustram a importância de manter em mente a comunicação empresarial.

Comunicação escrita

Não redija uma carta comercial, memorando ou panfleto e depois imprima ou distribua sem revisar o material primeiro. Para garantir a precisão, é melhor submeter o texto a um segundo conjunto de olhos; peça a um colega de trabalho para revisá-lo também. Como o erro de cédula de Massachusetts sugere, isso é especialmente importante se você estiver usando texto traduzido para outro idioma. Recrute um falante nativo desse idioma para revisar o texto e garantir que ele transmita a mensagem pretendida. Não assuma que a pessoa que traduziu o material foi perfeita.

Canais de comunicação

Não tente explicar planos de negócios complicados ou controversos ou decisões em um email. Organize uma reunião de funcionários onde você possa explicar esses problemas e responder às perguntas dos funcionários. A realização desses anúncios pessoalmente permite que você avalie o feedback não-verbal e evite mal-entendidos que possam resultar de e-mails mal interpretados. Tenha em mente que o email pode não ser o melhor canal de comunicação para transmitir boas notícias. Por exemplo, um funcionário pode encontrar um elogio sobre seu trabalho em um projeto muito mais significativo se você reservar um tempo para parar em sua mesa e entregá-lo pessoalmente.

Terminologia

Não inclua jargões, acrônimos ou termos técnicos ao se comunicar sobre sua empresa com funcionários públicos ou não técnicos. Aqueles que não estão familiarizados com as siglas do seu setor podem perder partes da sua mensagem falada enquanto tentam decifrar um acrônimo que você usou em frases anteriores. Jargão e termos técnicos em materiais escritos podem fazer com que o leitor lance seu material de marketing em vez de tentar decifrá-lo. Termos confusos fazem com que os membros da sua audiência se sintam estranhos, um efeito que você não quer ter em clientes ou funcionários. Evite usar a última frase cativante que percorre a cultura americana. Concentre-se em vez de termos que possam ser compreendidos por um aluno da sétima série.

Honestidade e Brevidade

Diga a verdade ou reconheça quando você não estiver pronto para discutir um tópico, mas não minta para funcionários ou clientes. "Ao invés de mentir, treinar-se para responder, 'eu não sou livre para comentar' ou 'eu não posso responder isso completamente agora', quando perguntado sobre tópicos confidenciais ou sensíveis", aconselha o treinador de negócios Stever Robbins. Mantenha a comunicação breve quando possível. Pesquisa da Universidade do Tennessee mostra que o adulto médio tem uma capacidade de atenção de 20 minutos, observa a revista Inc. Pergunte a si mesmo como é vital cada informação antes de incluí-la em uma carta, e-mail ou apresentação. Ao falar com um grupo, mantenha o público envolvido fazendo perguntas, usando videoclipes curtos e contando histórias que ilustrem seus pontos-chave.