Padrões Efetivos de Comunicação

Padrões eficazes de comunicação parecem fáceis o suficiente para a maioria das pessoas. No entanto, a comunicação efetiva de maneira clara, concisa e precisa exige um esforço significativo. Segundo o site Mind Tools, a pesquisa sugere que as pessoas retêm menos de 50% do que ouvem. Tomar cuidado para fornecer mensagens coerentes, completas e corteses usando vários formatos pode resolver muitos problemas em sua pequena empresa antes que eles comecem.

Ouvindo

A escuta eficaz envolve ativamente prestar atenção ao comportamento verbal e não verbal. A maioria dos ouvintes ativos permanece objetiva e focada para se comunicar de forma eficaz. Se eles não entendem, eles fazem perguntas para esclarecer e confirmar o que ouviram. Interações úteis atraem a outra pessoa de forma solidária, que simpatiza com sua posição. Além disso, bons ouvintes buscam informações concretas e estabelecem fatos. Eles também sintetizam a mensagem para guiar a conversa até uma conclusão frutífera.

Falando

Para desenvolver um estilo claro, uma pessoa precisa se concentrar em transmitir informações que ajudam, apóiam, envolvem e convence outras pessoas. Essa habilidade envolve evitar comportamentos pomposos e condescendentes que alienam o público. O que quer que alguém diga deve ser ouvido e compreendido, e deve envolver e encorajar a outra pessoa a agir. Um bom orador age com autoridade e confiança. Quando os líderes usam esses padrões de comunicação efetiva, eles convencem os subordinados a segui-los.

Apresentando

A comunicação empresarial normalmente envolve fazer apresentações para colegas de trabalho, superiores, clientes e fornecedores. Para desenvolver um estilo de apresentação claro, o proprietário de uma pequena empresa precisa aprender como fornecer informações concisas que introduzam o tópico, descrevam a situação, discutam implicações, proponham soluções, destacem os benefícios, analisem os pontos principais e terminem com uma declaração conclusiva. Para reduzir a ansiedade, os apresentadores eficazes preparam-se com antecedência. Eles fazem uma pausa antes de começar a falar e manter contato visual com o público. Quando uma pessoa se apresenta bem, as pessoas podem agir.

Escrita

Escrever uma mensagem de e-mail, um documento ou um relatório eficaz pode fazer a diferença entre um negócio bem-sucedido e um conflito de pequenas empresas. Para conseguir essa façanha, os escritores devem evitar divagações e usar listas com marcadores, tabelas e gráficos para transmitir informações claras. A escrita eficaz não inclui jargão, gíria ou palavras que o público possa não entender. Escolher o formato certo envolve entender as necessidades do público. Uma estratégia eficaz envolve a criação de um esboço, a redação de um rascunho, a revisão do documento e a revisão do conteúdo. Um escritor eficaz usa linguagem clara para captar a atenção, incentivar o interesse e inspirar a ação. Um escritor bem-sucedido revisa seu trabalho para erros gramaticais e identifica erros ao ler o documento em voz alta.