Exemplos de funções da equipe administrativa

Os funcionários administrativos são a espinha dorsal da maioria dos negócios corporativos, executando os tipos de tarefas necessárias para as empresas funcionarem, mas que podem ser demoradas demais para os gerentes executarem. Os funcionários que lidam com tarefas administrativas em pequenas empresas podem ser tão importantes quanto os das empresas corporativas. Ter uma equipe administrativa a bordo em sua pequena empresa pode liberar você para se concentrar em tarefas diretamente relacionadas ao crescimento de sua empresa, em vez de ficar atolado por detalhes administrativos.

Manipulando telefonemas

As equipes administrativas lidam com chamadas telefônicas de entrada e saída. Uma recepcionista, por exemplo, pode atender todas as chamadas recebidas, verificar quem é a melhor pessoa da organização para receber a chamada e encaminhar a chamada de acordo. Um assistente administrativo, como outro exemplo, pode chamar os clientes em nome de seus supervisores para verificar a satisfação dos clientes com suas últimas compras.

Mailings

Os funcionários administrativos geralmente são encarregados de lidar com todas as correspondências de correspondência. Os membros da equipe de escritório podem ser responsáveis ​​por redigir cartas, imprimir materiais de correspondência e manusear as correspondências reais, incluindo a compra de selos em uma agência dos correios próxima ou trabalhar diretamente com representantes de prestadores de serviços, como a FedEx.

Entrada de dados

A entrada de dados é o ato de inserir informações de uma página impressa em um banco de dados de computador ou de inserir manualmente dados de um aplicativo de software em outro. Funcionários administrativos em um departamento de contabilidade, por exemplo, podem inserir manualmente as informações da fatura em um sistema contábil. Os funcionários de marketing, como outro exemplo, podem inserir dados quantitativos de clientes de vários relatórios gerenciais de lojas de varejo em um banco de dados separado.

Agendamento

Funcionários administrativos geralmente lidam com todas as atividades de agendamento de seus supervisores. As equipes administrativas lidam com reservas de voos e hotéis, reuniões com clientes, reservas para jantares e seminários, transporte em limusine e praticamente qualquer tarefa relacionada a agendamento que possa tirar a produtividade dos supervisores.

Outros projetos

Os trabalhos administrativos podem ter a reputação de serem repetitivos ou mundanos, mas geralmente apresentam responsabilidades abrangentes que introduzem novos desafios de maneira contínua. É provável que uma equipe administrativa de uma pequena empresa participe de novas tarefas a cada semana ou mês, auxiliando os gerentes da empresa em praticamente todos os principais projetos à medida que a empresa cresce. Os assistentes podem estar imprimindo e montando grandes volumes de materiais de marketing um dia, por exemplo, enquanto assistem com um grupo focal em um café local no dia seguinte.