Exemplos de Comunicações de Recursos Humanos

Boas habilidades de comunicação e boa gestão de recursos humanos são inseparáveis. Embora você não tenha um diretor ou equipe de recursos humanos em tempo integral, ainda é possível aplicar estratégias sólidas de comunicação de RH a comunicações internas. Em muitos escritórios, o e-mail é a principal forma de distribuir informações oficiais, portanto a construção de memorandos de e-mail claros e profissionais é uma habilidade importante para os proprietários de pequenas empresas dominarem.

Atualização de Benefícios

Qualquer alteração no programa de benefícios da sua empresa deve ser comunicada rapidamente aos funcionários. Em geral, os trabalhadores estão particularmente preocupados com sua cobertura de seguro de saúde, por isso é importante comunicar claramente as mudanças e de forma a convidar os funcionários a aprender mais sobre o que está acontecendo.

Exemplo

Subject line: Mudança do provedor de seguro de saúde

Temos orgulho em oferecer seguro de saúde de alta qualidade a todos os nossos funcionários. No ano passado, nossa equipe cresceu 30% e, como resultado, estamos investigando novos produtos de seguro.

Após concluir nossa investigação, decidimos firmar contrato com a Ultima Healthcare como nosso novo provedor de seguro médico. A Ultima está no mercado há mais de 40 anos e é bem conceituada em todo o setor.

A cobertura que os planos da Ultima oferecem é comparável às ofertas atuais. Na maioria dos casos, você descobrirá que as deduções mensais do prêmio do ano que vem são um pouco menores do que as do ano passado. Ultima oferece planos de HMO e PPO.

Você provavelmente tem muitas dúvidas sobre essa mudança. Anexado a este email está uma brochura explicando as opções da Ultima. Além disso, estaremos realizando duas reuniões informativas no final desta semana. Se você não puder comparecer a uma dessas reuniões, entre em contato com o escritório de RH e um de nossos representantes se reunirá com você para discutir os planos e seus respectivos níveis de cobertura.

Para o futuro previsível, manteremos nosso atual plano odontológico.

As reuniões informativas ocorrerão na terça - feira, 15 de setembro às 2 da tarde na sala de reunião principal e na sexta - feira, 17 de setembro às 10 da manhã . na sala de conferências do oeste. Além disso, gostaríamos de lembrar a todos que a inscrição aberta para seguros e outras opções de benefícios começa em 15 de novembro.

Estamos entusiasmados com o crescimento que está ocorrendo em nossa empresa e esperamos trabalhar com todos vocês nos próximos anos.

Partida de um funcionário

A ausência de um trabalhador em um ambiente de pequena empresa não passará despercebida por outros membros da equipe. Os donos de empresas devem informar os funcionários sobre as partidas o mais rápido possível: Fazer isso interrompe os rumores, permite que os funcionários saibam como a empresa planeja gerenciar as funções desempenhadas pelo funcionário que está saindo e também demonstra respeito pelos funcionários.

Embora os subordinados e os membros imediatos da equipe devam ser informados pessoalmente de uma partida, seja pelo indivíduo que parte ou pelo gerente, as políticas de comunicação de RH devem exigir que a equipe de recursos humanos - ou o supervisor do funcionário - envie um e-mail de anúncio para toda a equipe.

Exemplos:

Quando um funcionário deixa a empresa em boas condições e o faz voluntariamente, os memorandos de saída devem ser gentis; idealmente, eles virão do gerente do funcionário ou do proprietário da empresa.

Subject Line: Logística e Mudanças Departamentais de Armazém

É com sentimentos contraditórios que anunciamos que Jane Brown deixará a Smith Supply Company para assumir uma posição na Kayden and Sons Logistics. Sexta-feira, 7 de julho será seu último dia no escritório.

Jane tem sido parte integrante da Smith Supply desde o seu início. Ela começou a trabalhar no armazém enquanto cursava a faculdade. Após a formatura, nós a promovemos a gerente de armazém e, eventualmente, ela se tornou diretora de logística. Muito do nosso sucesso pode ser atribuído ao seu trabalho árduo e excelente liderança nos últimos sete anos. Sentiremos falta de Jane e desejaremos a ela o melhor em seu novo papel.

Também tenho o prazer de anunciar as seguintes mudanças de pessoal: Jacob Brown está assumindo o papel de Jane como diretor de logística, enquanto Cindy Carmichael foi promovida a supervisora ​​de armazém. Cindy está assumindo seu novo papel imediatamente, enquanto Jacob se tornará diretor de departamento depois que ele voltar de férias no dia 15 de julho. Enquanto isso, preocupações com logística devem ser atribuídas a Jane, Jacob e a mim mesmo para garantir a cobertura durante esse período de transição.

Quando um funcionário foi demitido ou saiu rapidamente sem fornecer aviso, o seguinte pode ser apropriado:

Subject Line: George Stewart e Processamento de Conta de Despesas

George Stewart deixou a Smith Supply Company para buscar outra oportunidade. Desejamos-lhe bem em seus esforços. Neste momento, Karen McIntosh estará lidando com as responsabilidades de George, até que contratemos seu substituto.

Karen pediu que as perguntas sobre relatórios de despesas e verificações fossem enviadas por e-mail para sua assistente, Bob Quinn. Infelizmente, as verificações podem demorar alguns dias, devido a essa mudança de pessoal, mas esperamos que os tempos normais de processamento sejam retomados rapidamente.

Emergência Meteorológica

Emergências climáticas e outros desastres podem tornar difícil, se não impossível, para os trabalhadores chegarem ao escritório com segurança. O estabelecimento de uma política de comunicação pode ajudar a garantir que sua empresa continue funcionando durante condições climáticas desafiadoras e, ao mesmo tempo, protegendo o bem-estar de seus funcionários.

Se você estiver passando por mau tempo, ou se antecipar que as condições climáticas vão piorar, comunique seus planos e expectativas aos funcionários por e-mail e, em seguida, acompanhe mensagens de texto, telefonemas ou comunicações cara a cara no escritório.

Exemplo:

Cenário: Boletins meteorológicos indicam que as temperaturas podem cair para níveis perigosos dentro de 24 horas e essas temperaturas frias podem durar vários dias.

Subject line: Encerramento do Escritório - Emergência Climática Antecipada

Como a maioria de vocês já ouviu falar, o Serviço Nacional de Meteorologia emitiu um aviso de resfriamento ao vento que estará em vigor pelas próximas 24 horas. Você pode encontrar informações sobre preocupações com o clima frio e estratégias para proteger você e sua família, em //www.weather.gov/safety/cold.

Fechamos o escritório hoje cedo para garantir que você possa chegar em casa com segurança. Sinta-se livre para sair agora. Todos devem estar fora do escritório até as 15h. Se você precisar ficar para concluir um projeto, responda a este e-mail e veremos quais arranjos podem ser feitos. Para fins de segurança, precisamos limpar e trancar o escritório o mais rápido possível.

O escritório também será fechado amanhã: estamos oferecendo a todos os funcionários um dia extra de folga para acomodar esse problema inesperado do clima. O Serviço Nacional de Meteorologia prevê que as temperaturas se aquecerão depois da noite de amanhã e esperamos estar de volta ao escritório na quinta-feira. Caso estes planos mudem, entraremos em contato via e-mail. Você também pode verificar a atualização de status em nosso site ou Slack.

Entre em contato com seu supervisor, se tiver alguma dúvida.

Cenário: O mau tempo é esperado, mas será eliminado antes do trajeto matinal.

Subject line: A Esperada Queda De Neve De Hoje à Noite

Estamos cientes de que espera-se que haja uma quantidade significativa de neve esta noite, embora os meteorologistas estejam prevendo que a neve parará de cair no início da manhã e que o restante de amanhã será ensolarado e limpo.

O escritório estará aberto para negócios amanhã e esperamos que a equipe mantenha seus horários regulares. No entanto, também estamos cientes de que alguns de vocês têm uma longa viagem para o escritório e que você pode encontrar atrasos.

Sua segurança e bem-estar são sempre nossa primeira prioridade: se você acredita que chegará tarde ao escritório, entre em contato com seu supervisor o mais rápido possível para fornecer um ETA. Não haverá penalidades para chegadas tardias amanhã, desde que você tenha tomado medidas para notificar seu supervisor sobre seus planos.