Comunicação face-a-face nos negócios

Novos métodos de comunicação, como mensagens de texto, e-mail e videoconferência, estão rapidamente substituindo a comunicação empresarial face a face. Apenas 29% dos estudantes universitários preferem a comunicação face a face, de acordo com um estudo de 2010 da "University of Media" conduzido pelo grupo Mindshare Business Planning, Alloy Media e Brainjuicer. Em vez disso, os alunos enviam mais de 50 mensagens de texto por dia. À medida que esses jovens adultos se mudam para o local de trabalho, eles ficarão mais confortáveis ​​com a nova tecnologia do que as gerações anteriores. No entanto, a comunicação face a face desempenha um papel dominante nos negócios.

Benefícios

A grande maioria dos executivos ainda acha que a comunicação cara-a-cara é essencial para os negócios, de acordo com uma pesquisa da Forbes Insights de 2009 com mais de 750 profissionais de negócios. De fato, oito entre 10 entrevistados disseram preferir reuniões face a face em reuniões com tecnologia, como videoconferência. Reuniões presenciais “constroem relações comerciais mais fortes e significativas”, disseram, ao mesmo tempo em que permitem melhores oportunidades sociais para se relacionar com clientes e colegas de trabalho. Também é mais fácil ler a linguagem corporal e expressões faciais e interpretar os sinais de comunicação não-verbais. Os entrevistados concordaram que a comunicação cara a cara é melhor para persuasão, liderança, envolvimento, inspiração, tomada de decisões, responsabilidade, franqueza, foco e consenso.

Limitações

Embora a comunicação face a face seja geralmente preferível, existem benefícios para a comunicação remota, escreve Chuck Martin na revista Chief Information Officer. A comunicação por e-mail e mensagens instantâneas pode acelerar a discussão de grandes grupos em instâncias onde os membros não podem interromper suas agendas de trabalho para atender. E-mail também é uma maneira melhor de agendar e confirmar reuniões, porque todos terão correspondência confiável e por escrito para consultar, se necessário. Um telefonema é uma maneira mais sensata de realizar uma conversa rápida de duas vias, sem bloquear o tempo. Memos são melhores para peças de fundo mais longas que exigem um nível elevado de compreensão e compreensão. Alguns proprietários de empresas usam DVDs para distribuir mensagens corporativas aos funcionários com eficácia, o que é uma forma breve e envolvente de chamar a atenção.

Características

"Um pouco de preparação pode ser um longo caminho", escreve Marty Nemko, da Kiplinger. Os comunicadores mais eficazes podem não saber tudo, mas aperfeiçoaram seus discursos para refletir sobre um nicho importante em que são especialistas. Entrar em uma interação preparada é especialmente importante em uma reunião cara a cara quando você não consegue sair do Google. Traga anotações, mas não leia um script estrito. Para melhorar a confiabilidade, seja honesto, compartilhe uma história pessoal e extraia a empatia de seus ouvintes. Cavar para material fresco e relevante. Envolva ativamente seus ouvintes de maneira interativa, fazendo perguntas ou adicionando atividades à sua reunião. Por fim, Nemko lembra: "Quando você fala, pense como um pianista de concerto: em praticamente todas as frases, varie seu tom, ritmo e intensidade. Inclua pausas dramáticas."

Equívocos

Nectarios Lazaris, CIO da empresa de arquitetura global Woods Bagot, disse à revista Forbes: "A única coisa que se perde (em videoconferência) é que as pessoas não estão sentadas na mesma sala. Fora isso, é a mesma coisa". No entanto, é um mito que os resultados da usabilidade remota sejam tão bons quanto os resultados face-a-face, escrevem Corrie Kwan, Jin Li e May Wong em uma edição de julho de 2010 da revista UXMatters. “Sem uma maneira de observar os participantes do estudo durante os estudos de usabilidade remota, os facilitadores não podem detectar sinais não verbais”, concluem os autores, apontando para a importância duradoura da comunicação face a face nos negócios. Eles sustentam que muitas interações de negócios dependem de empatia, conexão e compreensão iniciadas por dicas não-verbais, o que é difícil de construir sem reunir os participantes reunidos na mesma sala.

Considerações

O tempo é o maior impedimento para a comunicação face a face nos negócios. Executivos sobrecarregados geralmente sentem que simplesmente não têm tempo para se encontrar com todos os funcionários e interagir de maneira significativa. Para maximizar o seu tempo, reúna-se, por exemplo, com um punhado de executivos seniores para uma reunião de uma hora na segunda-feira, para resolver os problemas mais importantes da semana e solicitar relatórios de vários departamentos. No dia seguinte, reúna-se com cada membro individual para analisar relatórios e mensagens importantes que você compilou para você. Na quarta-feira, conheça os gerentes operacionais e, na quinta-feira, reúna-se com os supervisores da linha de frente. Na sexta-feira, seus funcionários da linha de frente terão um novo senso de direção. Mesmo que você encontre com todos cara a cara, você deve postar suas notas de reunião eletronicamente on-line para que outros funcionários analisem, mantendo assim vários canais de comunicação abertos.