Fatores de Melhoria de Processo Bem Sucedida

Fatores de melhoria de processo bem-sucedidos variam de acordo com a empresa e o tipo de processo. Enquanto uma empresa se preocupa em diminuir as reclamações dos clientes, outra pode precisar aumentar a produção ou eliminar o desperdício e o retrabalho. Independentemente do resultado final, todas as iniciativas bem sucedidas de melhoria de processos compartilham certos elementos comuns.

Compromisso de Gestão

Um projeto de melhoria de processos requer liderança e suporte do mais alto nível de uma organização. Embora os membros do CEO ou da equipe executiva não possam participar de equipes de implementação de melhorias, eles atuam como líderes de torcida e mentores para aqueles que trabalham em várias partes do processo de melhoria. Eles também controlam as finanças e a disponibilidade de pessoal. Eles podem demonstrar seu comprometimento impulsionando o processo desde o início, tornando o processo uma prioridade, incentivando as equipes e demonstrando apreço.

Especialistas no assunto (SMEs)

Embora a administração precise demonstrar comprometimento, as iniciativas de melhoria de processos estão fadadas ao fracasso se a administração tentar fazer melhorias em reuniões a portas fechadas sem a contribuição de especialistas no assunto - supervisores e funcionários que realmente fazem o trabalho. Equipes de melhoria de processo bem-sucedidas consistem em funcionários mais próximos do processo. Embora os gerentes possam ter conhecimento do processo, eles podem não ter a experiência do dia-a-dia, em primeira mão, de trabalhar uma linha de produção ou resolver reclamações de clientes. A equipe deve incluir funcionários de diferentes turnos ou departamentos afetados por ou contribuindo para o processo.

Tempo e Recursos

As iniciativas de melhoria de processos levam tempo e recursos longe das operações diárias. Os membros da equipe precisam conciliar responsabilidades de trabalho regulares com as atribuições da equipe de processos. Isso pode causar estresse, mal-entendidos e colegas de trabalho infelizes que precisam buscar trabalho extra. Os gerentes podem precisar alterar os horários de trabalho para permitir que os membros da equipe dediquem tempo para processar atribuições de melhoria. Isso pode incluir a atribuição de algumas responsabilidades aos colegas de trabalho ou a contratação de funcionários temporários. As equipes também podem precisar de software adicional, computadores ou outros recursos e equipamentos para coletar e analisar dados e medir a melhoria do processo.

Objetivos e Medidas

Sem metas e medições claras, é difícil saber se um projeto é realmente bem-sucedido. Um objetivo tem que ser específico. Diminuir reclamações de clientes é um objetivo digno, mas uma medida aceitável de sucesso pode variar. A equipe de gerenciamento pode exigir uma taxa de 100% de satisfação do cliente, enquanto os agentes de atendimento ao cliente acreditam que uma meta de 95% é realista. Clientes, funcionários e gerência podem ter metas separadas para um único projeto. Objetivos que indicam o sucesso da melhoria do processo e os padrões de medição mantêm o projeto sob controle e ajudam os membros da equipe a fazer ajustes ao longo do caminho.