Leis trabalhistas federais sobre tempo de viagem e despesas

O Fair Labor Standards Act (FSLA) é a base para as regras de salários e horas de trabalho federais que são aplicadas pelo Departamento do Trabalho. Se o tempo de viagem é considerado tempo de trabalho é uma questão que se aplica aos funcionários que são pagos por hora, comumente chamados de não-isentos, e que são protegidos pelas regras de pagamento de salário mínimo e horas extras da FSLA. Com relação ao reembolso das despesas de viagem, a lei federal não exige que os empregadores reembolsem os funcionários pelas despesas de viagem, mas os empregadores geralmente o fazem.

Tempo de viagem pendular x trabalho

As regras do FSLA exigem que um funcionário não isento seja pago para viajar durante o horário de trabalho, mas não para o deslocamento diário de ida e volta para o trabalho. No entanto, se a viagem é necessária antes ou depois do horário normal de trabalho, parte do tempo gasto viajando para o escritório pode ser compensado como tempo de trabalho. Por exemplo, se você precisar que um funcionário viaje para outro local no caminho para o trabalho para realizar uma tarefa, como a compra de material de escritório, a partir do momento em que o funcionário chegar à loja de materiais de escritório, ele viajará até o escritório. .

Viagens fora da cidade e durante a noite

Quando funcionários não-isentos viajam para fora da cidade ou durante a noite para fins de trabalho, parte do tempo de viagem é geralmente compensável como tempo de trabalho. Se o seu empregado deve viajar para um aeroporto para um voo, o tempo de viagem de casa para o aeroporto é tratado como tempo de deslocamento; no entanto, o tempo gasto no aeroporto e viajando até o local da empresa é um tempo de trabalho compensável. O mesmo acontece quando o empregado viaja de volta. Em situações em que os tempos de viagem exigem que o funcionário viaje antes e depois do horário normal de trabalho, ela tem o direito de pagar por todo o tempo de viagem entre aeroportos e pode ter direito a pagamento de horas extras, dependendo do número total de horas de viagem compensáveis.

Reembolso para despesas de viagem

A FSLA não possui regras relativas à obrigação do empregador de reembolsar um funcionário por despesas de viagem relacionadas a negócios. Nenhuma lei federal exige reembolso. No entanto, como as regulamentações do IRS permitem que os empregadores façam deduções fiscais para despesas de viagem de funcionários legítimas, como uma questão prática, faz sentido para os empregadores reembolsar funcionários pelas despesas de viagem.

As questões importantes nessa área tendem a se concentrar em saber se as despesas de viagem têm um propósito comercial e se as despesas estão adequadamente documentadas. Por exemplo, as regras do IRS exigem que todas as deduções para despesas de viagens de negócios acima de US $ 75 sejam cobertas por um recibo. O IRS também tem regras alternativas que permitem aos empregadores usar um plano de taxa diária para despesas de viagem.

outras considerações

Muitos estados têm leis trabalhistas que dão aos funcionários direitos maiores do que a lei trabalhista federal. Se sua empresa está localizada em um desses estados, você deve seguir as leis trabalhistas do estado.

Por exemplo, embora a lei federal não exija reembolso para despesas de viagem de funcionários, a lei da Califórnia tem esse requisito. A seção 2802 do Código do Trabalho da Califórnia exige que os empregadores indenizem os funcionários por todos os gastos e perdas necessários relacionados ao trabalho. As seções 13700 a 13706 do Código de Regulamentos da Califórnia fornecem uma lista detalhada das despesas cobertas pela lei, bem como as disposições relativas à manutenção de registros de despesas e a maneira pela qual o reembolso deve ser feito.