Políticas federais de cronometragem para empreiteiros do governo

Contratar com o governo impõe requisitos normalmente não encontrados no mercado comercial. Os contratados do governo devem aderir a regulamentos e procedimentos adicionais para se qualificarem para o processo de aquisição federal e para manter seu status. As políticas federais de tempo estão contidas nos Regulamentos de Aquisição Federal e nos requisitos da Agência de Auditoria de Contrato de Defesa. Eles tocam em sistemas manuais e eletrônicos de rastreamento do uso de mão-de-obra em um contrato do governo, porque é o maior direcionador de custos e tem um impacto direto no custo total do projeto.

Marcação horária manual

Apesar do uso crescente de sistemas eletrônicos, os critérios do governo federal para cronometragem ainda são amplamente baseados em práticas manuais. O governo federal exige que as empresas que buscam contratá-lo adotem práticas manuais de marcação de horas aceitáveis, como funcionários que registram pessoalmente o tempo marcado no trabalho a tinta. Os supervisores e administradores não podem preencher as folhas de ponto em nome de nenhum funcionário, a menos que haja boas razões para fazê-lo, como por exemplo, um funcionário estar doente ou viajar para o serviço. O funcionário é responsável por garantir que sua folha de ponto seja preenchida com precisão. O supervisor deve, então, contra-assinar e aprovar as informações antes que o documento possa ser submetido para pagamento.

Sistemas Eletrônicos

As empresas que desejam se qualificar para as ofertas de contrato do governo precisam demonstrar políticas adequadas de controle interno, particularmente ao usar sistemas de cronometragem eletrônicos. Os funcionários devem acessar suas planilhas de horas usando proteções de senha seguras e manter o controle pessoal de seus quadros de horários para que nenhuma alteração não aprovada possa ser feita. Eles então são obrigados a fazer entradas diárias de todas as horas em que trabalharam, sejam eles pagos ou não, mas não devem fazer entradas ou cobrar pelo trabalho antes do trabalho. Durante os processos de auditoria, o DCAA geralmente desejará inspecionar os logs do sistema para verificar as pessoas que acessaram o sistema e as razões para tal acesso. Se houve um erro, a auditoria procurará determinar como foi tratada.

Políticas escritas

Os contratados do governo são obrigados a ter políticas abrangentes de controle de tempo por escrito que demonstrem as práticas da empresa e o cumprimento dos requisitos do governo federal. A empresa deve ter políticas escritas relacionadas à preparação de planilhas de horas e documentar como os funcionários são treinados em seu uso. As empresas devem ter políticas escritas relativas aos códigos de cobrança de tempo, que são os códigos que os funcionários usam para designar o tempo a ser faturado para um contrato específico do governo e são a base para calcular o custo total da mão-de-obra no projeto. A empresa deve estar em condições de apresentar evidências de auditorias periódicas ou checagens de piso para monitorar a conformidade com os requisitos federais de cronometragem.

Não Aderir

As empresas que não atendem às políticas e exigências federais de cronometragem e aquelas que posteriormente ficam aquém dos padrões estipulados são desclassificadas de participar de contratados do governo. Falsificação de folhas de ponto é uma ofensa criminal sob a Lei de Alegações Falsas. Os funcionários que fazem isso são responsáveis ​​por processos criminais enquanto a empresa está impedida de contratar o governo. Além disso, os contratados do governo que se envolvem em sistemas fraudulentos de cobrança de mão-de-obra também se abrem para a responsabilização e processo criminal. Além disso, todas as partes fraudulentas estão sujeitas a processos civis nos termos da Lei, onde a pena é multas, penas e danos de até três vezes os danos sofridos pelo governo federal em pagamentos fraudulentos.