Política Federal de Cronometragem para Contratos de Serviços Governamentais

O governo federal tem vários programas e ferramentas de suporte projetados para ajudar os proprietários de pequenas empresas a competir por contratos de serviço federais. No entanto, uma vez concedido um contrato federal, os requisitos de conformidade são os mesmos, independentemente do tamanho de uma empresa ou do serviço fornecido. As políticas de controle de tempo, que se concentram tanto em métodos manuais quanto eletrônicos, seguem as diretrizes estabelecidas nos Regulamentos de Aquisição Federal e nos Padrões de Contabilidade de Custos.

Política de marcação por escrito

Os prestadores de serviços federais devem ter uma política de cronometria por escrito mostrando que as práticas de cronometragem do negócio atendem aos requisitos federais. A política deve descrever claramente as informações relacionadas à preparação da planilha de horas. Por exemplo, se um funcionário estiver realizando serviços em mais de um local fora do local, o empregado entra no horário conforme o trabalho real é executado, e não no início e no final do dia de trabalho. A política também deve descrever as etapas do treinamento de folha de horas para novos funcionários. Por fim, a política escrita deve delinear as etapas que a empresa adota, como verificações de piso e auditorias periódicas, para garantir que as planilhas de horas estejam em conformidade com os requisitos federais de registro de horas.

Procedimentos da Folha de Tempo

Apesar do uso generalizado de sistemas de cronometragem eletrônica, o governo federal baseia principalmente os requisitos de cronometragem em práticas manuais. Práticas aceitáveis ​​de controle de tempo afetam funcionários e supervisores. Por exemplo, os funcionários devem registrar pessoalmente o tempo gasto em um trabalho a tinta e registrar o tempo real, não o tempo estimado. Supervisores e administradores não podem preencher planilhas de horas para um funcionário, a menos que haja um bom motivo, como um funcionário que sair mais cedo devido a uma doença ou lesão. Cada funcionário é responsável pela integridade e precisão de uma folha de ponto e os supervisores são responsáveis ​​por aprovar cada folha de ponto antes de enviá-la para pagamento.

Controles Internos Eletrônicos

Os requisitos para empresas que usam sistemas de cronometragem eletrônica enfocam principalmente as políticas de controle interno. Por exemplo, uma política de senha segura e um sistema para garantir que apenas alterações aprovadas sejam inseridas nas planilhas de horas são obrigatórias. Os controles internos devem garantir que os funcionários digitem as horas exatas em que trabalham todos os dias. Os registros do sistema de planilhas eletrônicas devem produzir uma trilha de auditoria detalhada. Isso ocorre porque, durante uma auditoria, os auditores do governo precisarão verificar quem tem acesso às folhas de horas dos funcionários, bem como o motivo.

Não-conformidade e fraude

As disposições da Lei de Reivindicações Falsas descrevem as penalidades por fraude e / ou falha no cumprimento das políticas de planilha de horas. Além de sua empresa ser desqualificada de todas as concessões de contrato de serviço por até três anos, tanto sua empresa quanto seus funcionários enfrentam um possível processo criminal. Sob os termos do False Claims Act, o governo tem o direito de iniciar um processo civil para recuperar os danos. As possíveis penalidades incluem multas, penas de prisão e danos de até três vezes a reivindicação falsa ou fraudulenta.