O que é um sistema de desembolso de caixa?

Toda pequena empresa precisa de um sistema de desembolso de caixa que manuseie com eficiência e segurança os pagamentos em dinheiro da empresa. Contas a pagar, ou A / P, está intimamente ligado a desembolsos de caixa, e a maioria das transações é processada por A / P quando um pagamento em dinheiro é feito. A documentação apropriada é parte de uma função eficaz de desembolso de caixa, e todos os desembolsos de caixa devem ser registrados nos registros financeiros da empresa. A presença de bons controles internos é importante nos desembolsos de caixa e ajuda a garantir que o dinheiro seja pago por transações legítimas.

Função de Contas a Pagar

A função A / P é responsável por aprovar os pagamentos das transações de fornecedor e credor de uma empresa. A / P aprova transações para pagamento somente quando existe documentação de suporte na transação. Como o A / P corresponde à documentação necessária para a aprovação da transação, é preferível que ele não registre o pagamento real ao fornecedor ou ao credor para impedir o pagamento de transações fraudulentas ou inválidas.

Documentação de Transação

A maioria dos desembolsos em dinheiro são pagamentos de faturas. Por exemplo, quando o estoque é comprado, a transação deve ter uma fatura, juntamente com um pedido de compra e um comprovante de confirmação de mercadoria, antes que o pagamento da transação seja feito. Para um serviço, a fatura deve se referir a um contrato que detalha o contrato de trabalho entre as partes. A falta de documentação pode ser um sinal de uma transação incompleta, como a não entrega de produtos ou serviços ou atividade fraudulenta.

Gravação de Transação

Quando sua empresa compra ou recebe um item de valor com um preço específico, ele é registrado como um crédito em uma conta de responsabilidade ou caixa. As operações de crédito registradas como passivo são pagas em uma data futura e, uma vez recebida a documentação necessária, o passivo é debitado e o dinheiro é creditado pelo valor do pagamento. A gravação da transação nos registros financeiros é seguida pela criação de um cheque ou pagamento eletrônico emitido ao fornecedor.

Controles internos

Bons controles internos em desembolsos de caixa são críticos para evitar a perda de dinheiro. Idealmente, o pessoal de A / P não deve ser responsável pelos desembolsos de caixa, para evitar o pagamento de transações inválidas. Essa separação de tarefas pode proteger sua conta em dinheiro. Se sua empresa for pequena demais para esse acordo, um funcionário não envolvido com o A / P deverá reconciliar sua conta bancária todos os meses e realizar auditorias aleatórias de pagamentos em dinheiro para avaliar se os pagamentos em dinheiro são válidos para transações.