Maneiras de manter informações confidenciais seguras em uma recepção

Informações verbais e escritas confidenciais geralmente passam pelas áreas de recepção. No entanto, muitos proprietários de empresas não têm proteção suficiente para impedir que detalhes confidenciais caiam nas mãos erradas. Não importa o tipo de informação - sejam nomes de clientes, prescrição de pacientes ou detalhes de testes de diagnóstico, projetos comerciais futuros ou questões jurídicas - mantê-los seguros requer salvaguardas apropriadas.

Crie uma planta baixa de privacidade

Uma forma de manter as informações seguras é organizando o layout da área de recepção de uma maneira que dificulta a espera de clientes ou fornecedores para ver documentos confidenciais ou ouvir detalhes confidenciais do telefone ou conversas cara a cara. Por exemplo, você pode configurar as áreas de recepção e espera em duas salas separadas ou - se você tiver uma planta aberta - instalar painéis de parede acústicos opacos e com amortecimento de som entre as áreas. Com qualquer disposição, os painéis de parede podem separar diferentes áreas da recepção, como o check-in, o check-out e a consulta em alguns consultórios médicos.

Estabelecer Procedimentos de Recepção

Um layout alterado não pode impedir que todas as instâncias de membros da equipe que não sejam da recepção tenham acesso a informações confidenciais na recepção. Estabelecer regras e procedimentos claros para os funcionários seguirem ajudará. Por exemplo, você pode exigir que apenas membros da equipe de recepção sejam permitidos atrás da mesa. Você também pode exigir que a equipe de recepção cubra a papelada confidencial quando alguém se aproxima da mesa, ou desconecte os computadores e guarde a papelada confidencial toda vez que eles deixarem suas estações de trabalho por qualquer motivo.

Educar o pessoal e público

Também é importante que todos os seus funcionários e o público entendam e sigam suas regras. A educação da equipe pode incluir confidencialidade e treinamento de privacidade, um livro de regras e procedimentos de recepção para referência futura, e sinais ou cartazes que lembrem os funcionários de sua responsabilidade de proteger informações confidenciais. A educação pública pode envolver o envio de informações relacionadas via correio postal e eletrônico para a repetição de visitantes, como clientes regulares, pacientes ou fornecedores. Além disso, você pode instalar sinais de visitantes perto da recepção e ao redor da área de espera que claramente delineiam as regras e suas expectativas.

Coisas para lembrar

Se o seu negócio envolve cuidados de saúde, você deve verificar se as alterações feitas para proteger as informações confidenciais na recepção estão alinhadas com as regras estabelecidas pela Lei de Privacidade e Responsabilidade da Informação de Saúde. Algumas recepcionistas involuntariamente revelam informações confidenciais pelo telefone ou em áreas públicas. Enfatize com sua equipe que eles não devem discutir informações confidenciais com ninguém, exceto a pessoa ou pessoas aprovadas para ouvi-la. Eles também devem esperar até que os visitantes se afastem da área da recepção antes de discutir informações confidenciais.