Técnicas de organização de arquivos

Há muitos benefícios em manter um sistema de arquivamento organizado e, no mundo dos negócios, esse tipo de habilidade organizacional pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade e eficiência. Como os sistemas de gerenciamento de arquivos assumem várias formas, é importante criar técnicas de arquivamento que funcionem para você e sirvam à finalidade pretendida.

Saiba o que você precisa para arquivar

É hora de se organizar, então comece passando pela pilha de arquivos em sua mesa e determinando o que você precisa arquivar. Ao classificar os documentos, você terá uma ideia dos tipos de técnicas de organização a serem instituídas, com base no tipo de informação que você precisa arquivar. Crie subpilhas de acordo com as categorias que você determinar, como "arquivos do cliente", "arquivos financeiros" ou "arquivos de marketing". Ao classificar seus documentos, lembre-se de eliminar os arquivos que não são mais necessários ou coloque-os nos arquivos da sua empresa.

Se você precisar organizar arquivos eletrônicos, execute a mesma atividade usando os documentos eletrônicos. Crie subpastas eletrônicas e coloque seus documentos na pasta, dependendo dos tipos de arquivos que eles são. Mova documentos antigos e desatualizados para o lixo do seu computador.

Ordem alfabética

Depois de concluir todas as suas subpastas e saber o que você precisa arquivar, você pode descobrir como manter os documentos organizados de forma a permitir o acesso fácil às informações. De acordo com a Comissão de Arquivos e Bibliotecas do Estado do Texas, os sistemas de arquivamento alfabético são uma das técnicas básicas e mais preferidas de organização de arquivos. Arquivamento alfabético tem a ver com a organização de seus documentos de acordo com as letras do alfabeto, e pode ser feito em cópia impressa ou eletronicamente. Se você escolher colocar em ordem alfabética seus documentos, organize as pastas de arquivos que estão rotuladas de A a Z e sendo arquivadas.

Ordem cronológica

Você pode usar uma técnica de organização cronológica para arquivamento, que organiza arquivos de acordo com a data ou sequência de datas. A Rede de Empreendedores (um recurso on-line para empreendedores) recomenda o uso de uma técnica de organização cronológica, pois torna o arquivamento e o acesso a registros mais convenientes. Esse tipo de sistema de organização pode ser especialmente útil ao guardar arquivos das reuniões. Para arquivos físicos e eletrônicos, crie pastas divididas em semanas, meses, trimestres ou anos - dependendo da sua necessidade.

Mantendo o processo

É fácil deixar esses papéis se acumularem, mas estabelecer um processo de arquivamento será benéfico. Quando novos documentos chegarem à sua mesa, tente arquivá-los o mais rápido possível. Isso vai poupar tempo na estrada de ter um projeto de depósito em massa. Se você não conseguir arquivar documentos imediatamente, coloque-os em uma bandeja de arquivos na mesma ordem que você estabeleceu (em ordem alfabética ou cronológica). Isso fará com que seus esforços de arquivamento, mais tarde, sejam mais rápidos.