Diretrizes para assinaturas de email

Um bloco de assinatura é o texto gerado e enviado com todas as mensagens de e-mail de saída. Uma assinatura de e-mail é uma oportunidade para garantir que suas informações sejam facilmente acessadas pelos destinatários da sua mensagem. No entanto, é fácil desfocar as linhas entre formal e informal ao enviar mensagens rápidas. Ter uma linha de assinatura bem projetada pode ajudar a evitar a apresentação de uma imagem não profissional.

Informações de contato

Inclua seu nome, título e informações de contato em seu bloco de assinatura. Quando você envia um e-mail, especialmente para fins comerciais, o destinatário deve poder terminar sua carta e ver rapidamente como contatá-lo para obter mais informações. Inclua seu nome, título, nome de sua empresa, endereço para correspondência e número de telefone em suas informações de contato.

Local na rede Internet

Você tem um site pessoal ou uma página no site da sua empresa? Nesse caso, inclua o endereço no seu bloco de assinatura. Essas informações podem ser salvas nos favoritos do destinatário. Ao incluir um endereço de site em um bloco de assinatura, você normalmente pode deixar a parte "// www". Você simplesmente escreveria "xyzcompany.com". Isso salvará caracteres para blocos de assinatura de caracteres limitados.

Não mais do que seis linhas

De acordo com as diretrizes de assinatura de e-mail da Escola de Direito da Universidade de Valparaíso, um bloco de assinatura deve ser mantido em seis linhas ou menos. Embora não haja uma "regra" sobre isso e o número de linhas possa variar por empresa ou pessoa, a regra geral é manter a assinatura o mais curta possível.

Assinaturas Uniformes

A Universidade do Colorado Denver promove e-mails uniformes por meio de uma empresa ou organização. Isso dará reconhecimento à marca aos clientes que fazem negócios com várias pessoas dentro de uma empresa. Se você estiver criando uma assinatura para usar em seu local de trabalho, pergunte ao seu superior se existem diretrizes para enviar assinaturas por e-mail e peça uma amostra ou duas. Se você estiver criando uma assinatura para fins pessoais ou uma empresa sua, poderá criar suas próprias diretrizes.

Evite Citações

Evite usar declarações pessoais ou citações em correspondência comercial. O que você acha engraçado, outra pessoa pode achar ofensivo, então é melhor errar do lado da cautela e não adicionar uma citação. Atenha-se aos fatos básicos de contato que seu leitor precisará para identificá-lo e entrar em contato.