Diretrizes para fazer um convite profissional e eficaz para empresas

Há várias ocasiões em que sua empresa pode precisar convidar clientes, clientes em potencial ou clientes para um evento de negócios, como uma casa aberta, festa de fim de ano, evento de mídia ou lançamento de um novo produto. Estender seu convite de maneira profissional pode ajudar a garantir um bom comparecimento e ser um reflexo positivo de como sua empresa se apresenta ao público.

Seja Sucinto

Escreva seu convite de maneira clara, concisa e breve para que você prenda a atenção do leitor e transmita imediatamente os detalhes pertinentes do evento. Siga o formato básico de quem, o que, quando, onde e por quê. Considere um título introdutório que anuncia o evento seguido por pontos que incluem a hora, data e local. Seu convite deve ser impresso em papel timbrado da empresa. Ou, no mínimo, inclua o logotipo da empresa e as cores da sua empresa para reforçar sua marca.

Fornecer detalhes convincentes

Dê às pessoas uma razão para participar. Inclua detalhes pertinentes relacionados ao potencial de rede, uma “prévia” em um novo produto, a oportunidade de ganhar prêmios ou de desfrutar de comida ou entretenimento. Se houver um palestrante proeminente ou convidado em destaque, inclua uma breve sinopse. Isso promove o seu hóspede, além de proporcionar incentivo para as pessoas comparecerem ao seu evento.

Detalhe Preço

Se houver uma taxa de inscrição associada ao seu evento de negócios, informe aos convidados no convite. Por exemplo, forneça o preço por pessoa ou por uma tabela. Dar aos hóspedes uma conta na porta pode ser embaraçoso e ruim para os negócios, se os clientes acharem que você os está tratando para o que é essencialmente um evento de arrecadação de fundos.

Incluir informações de contato

Deixe seus convidados saberem se um RSVP, se necessário, e a data em que você precisar de uma resposta. Permita que as pessoas respondam por telefone ou e-mail ou, se for um evento formal, inclua um cartão de resposta endereçado e selado. Seja específico em observar se os convidados podem trazer um convidado. Se houver um código de vestimenta obrigatório a seguir, como casual ou formal, inclua detalhes para que os convidados estejam preparados e não amarrem suas linhas telefônicas à procura de detalhes.

Dupla verificação

Reveja o seu convite para garantir que tudo está correto - você pode causar uma impressão ruim, omitindo detalhes importantes, emitindo um convite com erros de digitação ou pior, dando aos convidados informações erradas. Certifique-se de considerar o tempo suficiente para ter seus convites escritos, projetados, impressos, endereçados e enviados. Os convidados devem receber seus convites pelo menos duas semanas antes do evento. Deixar as coisas no último minuto pode resultar em baixa participação.