Como eu efetivamente faço as atas de reunião?

As atas de reuniões são usadas para lembrar aqueles que compareceram à sessão sobre as importantes decisões, cronogramas, projetos, idéias e outras informações fornecidas durante a reunião. Ao fazer as atas da reunião, ouça atentamente cada participante e tome nota das ideias, decisões ou pontos-chave oferecidos. Crie um modelo de atas de reunião com antecedência para você fazer anotações organizadas sobre cada tópico abordado. Faça perguntas para esclarecer questões confusas durante e depois da reunião. Compile suas anotações em minutos de reuniões oficiais enquanto a reunião ainda estiver fresca em sua mente.

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Compile informações básicas antes da reunião para entender melhor os tópicos da reunião. Solicite cópias antecipadas de apresentações de slides, folhetos e outros materiais dos palestrantes. Faça uma lista daqueles que participaram da reunião ou passe uma folha de presença durante a reunião para que você possa incluir os nomes nas atas das reuniões oficiais.

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Crie um modelo de reunião que inclua espaço para a hora e data da reunião, propósito, nomes dos facilitadores e duração da reunião. Preencha esta informação antes do início da reunião. Também doente na duração da reunião no final. Liste cada tópico de discussão e forneça espaço suficiente para fazer anotações. Páginas de modelos de números para evitar confusão ao criar atas de reuniões oficiais. Crie modelos de reunião em papel ou documento eletrônico de processamento de texto, se for tomar notas usando um computador laptop.

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Ouça com atenção durante a reunião. Registre as informações referentes a cada tópico na seção correspondente no seu modelo. Inclua apenas informações pertinentes, incluindo sugestões, reclamações e resoluções, juntamente com os nomes daqueles envolvidos ativamente na conversa. Inclua pontos importantes feitos durante uma apresentação. Registre novas tarefas, idéias de desenvolvimento de produtos, cronogramas para a conclusão do projeto e liste todas as decisões importantes tomadas.

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Revise suas anotações rapidamente antes que a reunião seja encerrada. Faça perguntas de acompanhamento imediatamente enquanto os participantes da reunião ainda estão disponíveis para esclarecer quaisquer dúvidas que você possa ter.

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Crie uma lista de atas das reuniões oficiais usando as anotações e materiais de apresentação coletados durante a reunião o mais rápido possível. Revise os minutos da reunião com outro participante ou facilitador para determinar se as informações são precisas e completas. Distribua as atas da reunião oficial para aqueles que participaram da reunião.

Coisas necessárias

• Modelo de reunião
• Materiais de apresentação
• Dispositivo de gravação

Gorjeta

• Use um dispositivo de gravação durante longas apresentações ou reuniões com vários oradores para garantir que todas as informações pertinentes sejam incluídas nas anotações da reunião, juntamente com os nomes dos participantes.

Aviso

• Não participe ativamente da reunião se estiver tomando notas. Participar da reunião diminui sua capacidade de ouvir e tomar notas efetivas.