Como escrever um recibo de fatura

Se a sua empresa aceita dinheiro de qualquer forma, é um bom atendimento ao cliente dar um recibo a um cliente que o solicite. Você não receberá essa solicitação com frequência para produtos ou serviços faturados, porque a maioria dos clientes paga faturas por cheque, cartão de crédito ou cartão de débito. Todos estes métodos de pagamento têm um comprovativo de pagamento incorporado através das demonstrações financeiras dos seus clientes. Se um cliente pedir um recibo ou precisar de um recibo porque pagou à sua empresa com dinheiro pelo valor de uma fatura, há muitas opções disponíveis.

Fatura Paga

A maioria dos softwares de contabilidade inclui a opção de imprimir uma cópia de uma fatura com os pagamentos aplicados. Primeiro você recebe o pagamento de seus clientes. Aplique o pagamento à fatura do seu cliente. Imprima uma cópia da fatura. Se o cliente pagou a fatura integralmente, o software imprimirá “PAGO” na parte superior da fatura e o saldo pendente será zero. Se o cliente fez um pagamento parcial, a fatura mostrará o saldo original, o valor que o cliente pagou e o saldo restante não pago.

Recibo de Software

Muitos programas de contabilidade de pequenas empresas têm uma opção, não frequentemente usada, para imprimir um recibo de pagamento que a empresa recebe. Verifique seu software para ver se é possível imprimir um recibo. Se estiver, aplique o pagamento à fatura correta e imprima o recibo, seguindo as instruções do seu software de contabilidade.

Recibo Manual

Se você fizer seus livros manualmente, precisará escrever os recibos manualmente. Compre um livro de recibos da sua loja de material de escritório local. Antes de fazer sua compra, analise a variedade de recibos disponíveis para garantir que eles incluam todas as informações desejadas nos recibos quando você reconhecer os pagamentos aos seus clientes. Os princípios básicos para incluir em um recibo incluem o nome do cliente, a data do pagamento, a descrição da compra, o valor da compra, o número da fatura e sua assinatura. É importante que os recibos manuais de fatura tenham uma assinatura, portanto, se o cliente precisar apresentar o recibo como prova de pagamento, você sabe que é um recibo autêntico.

Modelo

Se você não deseja comprar um livro de recibos de uma loja de materiais de escritório, existem modelos de recibos gratuitos disponíveis on-line de empresas como Microsoft e Apache. Há muitas opções disponíveis, portanto, selecione o modelo de recibo que melhor atenda às suas necessidades. Além disso, se você tiver as habilidades necessárias para fazer isso, poderá criar seu próprio modelo de recibo. Use um recibo real como modelo para incluir todos os campos importantes.

Carimbo pago

Você também pode fornecer ao seu cliente uma cópia de sua fatura carimbada como "PAGO" como prova de seu pagamento. Compre um selo "PAGO" em uma loja de material de escritório. Existem carimbos que incluem datas que você pode ajustar e carimbos onde você tem que escrever a data à mão. Imprima uma cópia da fatura do cliente e o carimbo é pago. A maioria desses selos inclui uma linha na qual você inicializa ou assina seu nome. Esse recurso é importante para que seu selo pago seja autêntico.