Como documentar uma má avaliação de desempenho

Quando os funcionários têm um desempenho ruim, isso pode afetar tudo, desde o resultado final da empresa até o moral do escritório. Portanto, é importante que os gerentes lidem prontamente com o desempenho insatisfatório dos funcionários e desenvolvam estratégias de melhoria. Basta dizer a um funcionário para fazer melhor, no entanto, não é suficiente, especialmente quando ele não melhora e você precisa encerrar seu emprego. A documentação escrita adequada dos problemas de desempenho e as medidas tomadas para ajudar um funcionário a melhorar não apenas fornecem um plano, mas também ajudam a protegê-lo se um funcionário demitido entrar com uma ação legal contra a empresa.

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Colete provas do desempenho insuficiente do funcionário. Números de vendas, comentários e comentários de clientes ou clientes, ou exemplos de trabalho insatisfatório apoiam suas alegações de desempenho insatisfatório e servem como evidência no caso de uma disputa.

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Agende uma reunião com o funcionário com desempenho insatisfatório. Durante a reunião, esclareça suas expectativas, diga-lhe como ela está falhando em atender a essas expectativas e como ela pode melhorar.

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Permita que o funcionário explique seu desempenho ruim. Se houver problemas emocionais ou pessoais significativos que afetem seu trabalho, forneça informações sobre o programa de assistência ao funcionário de sua empresa, se apropriado. Documente a resposta do funcionário em suas anotações.

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Desenvolva um plano de melhoria de desempenho. O plano deve incluir medidas acionáveis ​​para melhoria, um prazo para melhoria comprovada e um esboço das conseqüências por não atingir as metas do plano. Assine o plano e peça ao funcionário que assine também, indicando que ela executará as ações descritas no documento.

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Escreva um memorando com base nas anotações da reunião. O relatório deve destacar os pontos da discussão e descrever as etapas que o funcionário pode seguir para melhorar. Peça ao funcionário para assinar e datar o memorando, indicando o recebimento do relatório.

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Adicione as notas, o plano de melhoria de desempenho e a nota de revisão de desempenho ao arquivo pessoal do funcionário. Reúna-se com ele regularmente para monitorar sua melhora ou tome outras medidas conforme necessário.

Dicas

• Convide um membro do RH, ou outro gerente, para participar da reunião como testemunha, se você espera que o funcionário fique com raiva ou confronto.
• Estabeleça suas expectativas de desempenho para o funcionário assim que ela se juntar à empresa para evitar mal-entendidos e trabalho inadequado.

Aviso

• Verifique com o departamento de recursos humanos da sua empresa antes de emitir uma avaliação ruim para confirmar as políticas da empresa em relação às revisões e para garantir que você siga todos os protocolos necessários. Por exemplo, se o seu empregado é representado por um sindicato, pode ser necessário notificar os representantes do sindicato sobre as ações corretivas e fornecer cópias de sua documentação.