Como escrever uma carta para uma transação comercial

Uma carta pode não se qualificar como um documento legal, mas pode servir como evidência se uma transação comercial der errado. Mesmo se você estiver escrevendo uma carta para confirmar ou detalhar uma transação comercial para sua pequena empresa que você já discutiu com alguém, é importante não se comunicar de forma incorreta. Seguindo alguns, os procedimentos básicos de escrever cartas ajudarão você e seu associado a permanecer no mesmo comprimento de onda, revisar todos os fatos e manter sua transação tranquila.

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Escreva sua carta em papel timbrado da empresa. Isso dará ao destinatário uma maneira fácil de entrar em contato com você caso tenha alguma dúvida sobre o conteúdo do artigo. Isso também pode protegê-lo de responsabilidade pessoal, confirmando que a carta vem da empresa e não você pessoalmente.

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Direcione a carta para uma pessoa em vez de um departamento. Se possível, use o nome da pessoa na saudação em vez de "Dear Sir" ou "A quem possa interessar".

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Detalhe o motivo da carta na primeira sentença, como "Estou escrevendo para confirmar nossa discussão sobre ..."

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Siga sua declaração com os detalhes da transação. Por exemplo, escreva: "Estou confirmando seu pedido de 15 casos de widgets ACME, modelo nº 223, a ser entregue em 23 de dezembro de 2011." Simplesmente referenciar widgets, sem número de modelo ou data de entrega, pode levar a uma falha de comunicação. Adicionar esta informação irá alertar o destinatário para um erro, se um tiver sido feito.

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Revise sua carta para ver se você cobriu os cinco Ws: quem, o que, onde, quando, por quê. Não assuma que, porque você falou ao telefone, não precisa incluir o nome da pessoa ou empresa com a qual está lidando na carta. Quando você disse "na próxima quinta-feira", seu colega poderia ter pensado que você estava falando na semana seguinte. Seja tão específico quanto se você estivesse escrevendo a carta para alguém que não tenha conhecimento da transação.

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Indique a consideração ou benefício que cada um receberá. Por exemplo, escreva: "Estou confirmando seu pedido de 15 casos de widgets ACME, modelo # 223, a ser entregue em 23 de dezembro de 2011. O preço total do pedido será de US $ 2.847, 52."

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Adicione uma data de término à sua transação. Se você não limitar o tempo que sua oferta é boa, seu associado poderá aproveitar as condições de mercado que o beneficiam e prejudicar semanas ou meses após a data da transação pretendida.

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Marque a sua carta. Além de parecer pouco profissional, erros de digitação podem levar a erros de transação e custar o dinheiro da empresa.

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Encerre com uma indicação de que você ficará feliz em receber um telefonema do seu cliente, cliente ou parceiro de negócios se tiver algum problema.

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Inclua seu título e o nome da empresa sob sua assinatura. Isso pode protegê-lo de responsabilidade pessoal, pois ficará claro que você está agindo como um agente do seu negócio.

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Adicione um postscript, ou PS Information em um PS se destaca e lhe dá a chance de destacar ou reiterar informações importantes.