Como formatar um relatório profissional para o Conselho de Administração

Manter o fluxo de informações corretas entre a administração e a diretoria é importante para tomar decisões informadas e adotar ações rápidas. Uma maneira de garantir que a informação correta seja vista é através de relatórios regulares fornecidos à diretoria. Esses relatórios devem estar em um formato de relatório profissional para que possam ser facilmente digeridos, com os detalhes pertinentes destacados. Use uma estrutura de relatório de placa padrão para causar o maior impacto.

Estrutura do relatório da diretoria

O relatório do conselho deve seguir um formato fácil de ler. Alguns relatórios serão mais curtos do que outros. Por exemplo, uma atualização mensal referente ao processo de desenvolvimento de um departamento pode não ser tão detalhada ou longa quanto o resumo anual de todo o projeto.

Embora os relatórios mais curtos pareçam mais como um memorando com os principais cabeçalhos e marcadores destacando os principais indicadores de desempenho (KPIs), relatórios mais longos parecerão mais um relatório acadêmico, com uma página de rosto e um sumário. Independentemente da duração do relatório, verifique se a primeira parte do relatório indica de onde o relatório está vindo, o período de tempo que o relatório abrange e para quem o relatório está indo. Título do relatório de uma forma que diz o que o relatório discute, para que os leitores possam rapidamente arquivá-lo e realocá-lo, se necessário. Por exemplo, "Relatórios Anuais de Vendas Baseados em Territórios", afirma claramente o que os leitores descobrirão no relatório.

Use cabeçalhos e marcadores nos relatórios, para permitir que os membros do conselho examinem os tópicos e encontrem as informações relevantes. Lembre-se de que os relatórios são usados ​​para obter ação da diretoria, para que esses relatórios possam atualizar os membros da diretoria em um projeto que eles já estão monitorando. Deve haver uma introdução e uma seção de resumo, para dar ao conselho uma visão geral das informações dentro do relatório.

Verifique novamente o relatório para verificar se a formatação, a gramática e a ortografia estão corretas. Você quer que o conselho confie na informação dada a eles. Relatórios cheios de erros deixam os membros do conselho questionando os detalhes e o profissionalismo da pessoa que apresenta os relatórios.

Conteúdo do Relatório do Conselho

Antes de escrever o relatório, pense no objetivo do relatório. O objetivo é apenas atualizar o conselho sobre o progresso de algo? Ou, uma solicitação está sendo feita para fundos, novos recursos ou mudanças? Direcione o conteúdo para cumprir o objetivo do relatório.

Compile informações e dados pertinentes ao objetivo. Por exemplo, se você estiver atualizando o quadro em um novo lançamento de um programa de software, deverá reunir detalhes pertinentes sobre quais marcos foram concluídos, o que os próximos estágios farão e os cronogramas envolvidos. Também seria sensato observar quaisquer problemas que surgiram ou que você projeta, com base no progresso até o momento. Se o projeto estiver adiantado, não esqueça de anotar como e por que, de modo a manter os membros do conselho entusiasmados. Se o progresso for mais lento do que o esperado, seja claro e conciso quanto ao motivo. Não esconda a informação. O conselho está lá para ajudar a fornecer soluções; Se você não explicar o problema, as soluções são mais difíceis de encontrar.

Seja sucinto em suas descrições. Se você puder dizer algo em uma frase, não há necessidade de escrever um parágrafo inteiro. Se você estiver fazendo referência a estudos externos, notícias ou relatórios anteriores, anote a referência e resuma o conteúdo. Então, tenha o material referenciado disponível, se alguém quiser mais informações. Isso mantém o relatório conciso, sem omitir qualquer informação, se os membros do conselho quiserem qualquer informação adicional.

Responsabilidades das partes

Embora os executivos do comitê ou os diretores administrativos sejam responsáveis ​​pela criação de relatórios, tanto o conselho de administração quanto os gerentes devem trabalhar juntos. Se a diretoria estiver recebendo relatórios sem as informações necessárias para tomar decisões informadas, a diretoria deve desenvolver um modelo de relatório da diretoria a ser seguido pelos gerentes. Ao padronizar os relatórios para a organização, todos estão na mesma página, em relação ao fluxo de informações.

Este procedimento ajuda a processar informações. Quando todos os relatórios são formatados da mesma maneira, a diretoria sabe o que esperar de cada relatório. Além disso, quando o conselho define perguntas específicas e informações necessárias em cada relatório, isso elimina a adivinhação que decorre dos gerentes que escreveram o relatório. Todos começam a rastrear os dados certos e, em seguida, relatam os dados de uma forma que ajuda a organização a processar as informações mais rapidamente e a tomar decisões com mais confiança.