Como atualizar um manual de políticas

O manual de políticas de uma empresa é seu projeto para operações internas. É um guia escrito sobre como a empresa interage com os funcionários e gerencia seus negócios. As políticas abrangem todos os aspectos do que uma empresa espera dos funcionários, como atendimento, regras de segurança, conformidade legal com leis trabalhistas, gerenciamento de instalações e códigos de vestimenta. Políticas são diretrizes que definem regras e procedimentos da empresa e as conseqüências para não segui-las. Os manuais de políticas devem ser revisados ​​e atualizados regularmente quando necessário.

Quem é responsável

A alta gerência deve estar ciente das mudanças nas políticas e procedimentos e autorizá-las, mas em muitas empresas, a equipe de recursos humanos é responsável por revisar as políticas e atualizá-las. Se não houver departamento de recursos humanos, os gerentes seniores podem ser responsáveis ​​pela atualização das políticas. As políticas devem estar em dia com a legislação e os regulamentos relevantes, e é uma boa ideia fazer com que eles sejam revisados ​​por um advogado periodicamente.

Quando rever

Devido às mudanças contínuas nas leis relacionadas ao emprego, indústria e negócios, os manuais de políticas devem ser atualizados regularmente. Eles devem ser revisados ​​de acordo com a legislação trimestral ou anual, ou em conjunto com as auditorias contábeis. A assinatura de um serviço de informações legislativas de recursos humanos ou de negócios ajuda a manter-se informado sobre mudanças legislativas que possam afetar as políticas da empresa.

O que rever

Analise as políticas de aplicabilidade ao público. Por exemplo, uma política sobre registros de presença que se refere a planilhas de horas manuais coletadas pelos supervisores está desatualizada e destinada ao público errado se o gerente de TI da sua empresa implementou um sistema de atendimento eletrônico automático. Revise todas as etapas das políticas para garantir que nada seja deixado de lado ou ignorado. Por exemplo, se a política de segurança da empresa exigir o armazenamento de cabos de extensão imediatamente após o uso, as etapas para o uso autorizado de cabos de extensão não devem omitir a etapa sobre enrolamento de cabos e armazenamento em gabinetes de serviço público. Além de revisar a conformidade com a legislação e os regulamentos, revise as políticas para práticas e procedimentos atuais e produtos e serviços atuais.

Como atualizar

Os manuais de políticas são cópias em papel de políticas escritas armazenadas juntas em um fichário, com uma cópia mestre em um formato de processamento de texto. As cópias originais são mantidas intactas e as atualizações subsequentes são categorizadas com algum tipo de sistema de numeração de atualizações, para que as alterações sejam rastreadas e datadas, e a versão mais atual seja observada e fácil de ver. Atualizações autorizadas são feitas para a cópia eletrônica, impressas, colocadas no fichário principal e distribuídas para todos os envolvidos, para que sejam informadas sobre a alteração da política. Um aviso assinado de recebimento da política atualizada é frequentemente necessário.