O que acontece quando os controles internos são desmembrados em uma empresa?

As consequências de uma falha nos controles internos podem ser amplas e severas. Os controles internos protegem contra vários problemas possíveis que podem afetar a lucratividade ou mesmo a sobrevivência a longo prazo de uma empresa. Se um dos controles internos for contornado ou se tornar ineficaz, o que quer que o controle tenha sido projetado para salvaguardar pode ocorrer.

Controles internos

Controles internos são os processos e políticas que uma empresa usa para garantir que suas operações sejam eficazes e eficientes, que seus relatórios financeiros sejam precisos e completos e que a empresa esteja fazendo negócios de acordo com todos os regulamentos e leis relevantes. Os controles internos podem ser implementados pelo conselho de administração ou pelos proprietários e gerentes da empresa, e são aplicados por todos os envolvidos nas operações da empresa. Alguns controles são projetados para evitar problemas, alguns para detectá-los e outros para corrigir problemas existentes.

Eficácia e eficiência

Os controles destinados a garantir a eficiência e a eficácia das operações da empresa podem incluir processos projetados para minimizar o desperdício e o tempo de inatividade. Se esses controles falharem, as operações da empresa podem se tornar ineficientes. Por exemplo, se um call center parar de acompanhar regularmente números como o tempo médio gasto por chamada, a taxa de fechamento e a taxa de aumento, os operadores podem começar a gastar muito tempo em cada chamada, fechando poucas chamadas e negligenciando o upselling. O call center pode se tornar não lucrativo.

Confiabilidade Financeira

Os controles internos destinados a garantir a confiabilidade dos registros financeiros incluem o uso de auditorias internas, inspeções surpresa e segregação de deveres financeiros. Se um gerente substitui os controles e cancela uma auditoria interna para economizar tempo ou dinheiro, uma fraude pode passar despercebida. Um funcionário desonesto poderia decidir aproveitar-se da falta de supervisão e cometer uma fraude que não teria sequer tentado se os controles estivessem em vigor. Os controles também podem falhar se as pessoas trabalharem juntas para contorná-las. Por exemplo, a pessoa encarregada de aprovar despesas poderia conspirar com a pessoa encarregada de imprimir o cheque para contornar a segregação de funções e roubar a empresa.

Conformidade

Controles internos destinados a garantir conformidade regulatória ou legal podem ser os mais importantes para uma empresa, já que a violação de leis ou regulamentos pode resultar em multas elevadas, ações judiciais ou até mesmo acusações criminais. Por exemplo, uma instalação doméstica em grupo pode ser obrigada por lei a realizar inventários periódicos de todos os medicamentos nas instalações. Se esse controle falhar, os medicamentos podem ser perdidos ou roubados. A empresa responsável pela casa do grupo poderia ser multada ou processada, especialmente se um cliente adoecesse porque seus medicamentos estavam fora do lugar.