Como finalizar ou concluir um memorando de negócios

Os proprietários de empresas têm vários documentos que se deparam com suas mesas ou em suas caixas de entrada de e-mail. Como líder de negócios, você leu inúmeros números de memorandos, então entende que a comunicação e a clareza são essenciais para a ação. Existem cinco tipos comuns de notas de negócios. Conclua os memorandos de uma forma que inspire as pessoas a agir.

Gorjeta

• Concluir um memorando de negócios depende do tipo de memorando que você está escrevendo. A maioria dos memorandos é concluída com uma chamada à ação, definindo os próximos passos necessários.

Relatórios de Progresso Concluindo

Projetos de longo prazo geralmente exigem que as partes pertinentes atualizem o progresso que está sendo feito. O memorando explicaria de onde parou o último relatório de progresso, em que cronogramas você está agora e quais serão os próximos passos. Ele descreve as ações já tomadas e as realizações feitas.

Por exemplo, se você estiver codificando um site para um cliente que deve levar seis meses para ser concluído, envie um relatório de progresso mensalmente para atualizar o cliente sobre os desenvolvimentos. Ele também identifica quaisquer problemas que você encontrou. A conclusão de um relatório de progresso descreve os próximos passos e solicita ação da outra parte para resolver quaisquer problemas ou questões.

Memorando de atas de reunião

A reunião acontece para reunir um grupo de mentes para revisar questões, discutir resoluções e aprovar ações. Como as reuniões geralmente cobrem muitas informações, algumas das quais não são pertinentes aos próximos passos, um memorando é usado para resumir a reunião. Uma reunião do conselho pode votar em itens orçamentários.

Também pode haver uma discussão sobre o lançamento de uma nova estratégia de marketing. O memorando de atas da reunião resumiria pontos-chave e concluiria com o que se espera de cada parte adiante. Ele também estabelecerá os detalhes da próxima reunião, se estiverem disponíveis, como data, hora e local.

Conclusões de relatórios de incidentes

Esse tipo de memorando é usado quando acontece algo que você precisa documentar para um arquivo de cliente ou funcionário. Um relatório de incidente envolvendo um cliente é necessário se alguém cair enquanto anda em sua loja. Um relatório de incidente envolvendo um funcionário pode documentar um código de violação de conduta. Os relatórios de incidentes são o registro do evento e incluem a data, hora, local e circunstâncias por trás do incidente.

Estes são mantidos em arquivos legais ou de recursos humanos como prova do que aconteceu. Conclua um relatório de incidente observando se é necessária ou não uma ação adicional. Se alguém se machucou, indique se as avaliações médicas são recomendadas ou ordenadas. Se um funcionário violar o código de conduta, declare qualquer ação disciplinar e treinamento que acompanhe o incidente.

Diretrizes específicas da equipe

Você pode usar um memorando para fornecer diretrizes específicas à sua equipe. Às vezes, há uma mudança em uma determinada regra ou procedimento. O memorando diretivo descreve essas mudanças e declara o que se espera dos funcionários que estão avançando.

Por exemplo, se um consultório médico tiver um novo procedimento para lidar com materiais cortantes (agulhas ou bisturis), cada funcionário precisará obter uma cópia de um memorando que descreva a mudança e os novos comportamentos esperados. Conclua um memorando de diretriz reiterando claramente a ação necessária, declarando as datas de treinamento e, em seguida, ofereça-se para responder a quaisquer perguntas dos funcionários sobre a mudança.

Memorando de resposta ao inquérito

Um funcionário, cliente ou parceiro pode perguntar sobre um produto, política ou procedimento. O memorando de resposta de pesquisa responde às questões levantadas na investigação.

Por exemplo, um funcionário pode perguntar por que as luvas são necessárias no depósito. O memorando delinearia qualquer regulamento de saúde e segurança, e também declararia o uso de equipamento de segurança, e então abordaria as preocupações reais de segurança que as luvas devem proteger contra no armazém. Esse tipo de memorando deve agradecer a pessoa pelo questionamento e também reiterar por que a política ou ação é apropriada.