Como escrever políticas e procedimentos contábeis

Políticas e procedimentos contábeis ajudam seus funcionários a administrar seus negócios sem sua supervisão constante. Eles são simples, fáceis de entender e seguir. Por exemplo, se sua empresa tiver a política de não aceitar cheques, os funcionários não aceitarão cheques, mesmo que você não esteja lá para monitorá-los. Escrever políticas e procedimentos contábeis pode ser difícil, mas eles ajudarão a longo prazo, mantendo processos padronizados e simples.

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Organize sua escrita. Ter uma seção separada para cada processo contábil, como contas a pagar, contas a receber e ativos fixos. Dê a cada política e procedimento (P & P) um número e use o sistema de numeração para organizar a documentação. Por exemplo, todas as contas a receber P & Ps poderiam começar com um 1, contas a pagar com um 2. Então, se você está procurando um documento específico relacionado ao pagamento de contas, você pode olhar para a série 2 e encontrá-lo facilmente, talvez como um 201 ou 2001.

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Use um modelo para escrever políticas e procedimentos. Isso torna a documentação fácil de escrever e entender. Considere ter um formato em que no topo você tenha um rótulo padrão com nome, data, número do documento e outras informações. Abaixo, na página, você poderia colocar uma seção chamada "Propósito" para explicar o objetivo do P & P e, depois disso, você poderia começar com a narrativa real do processo que deseja padronizar.

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Escreva claramente com boa ortografia e gramática. Políticas e procedimentos devem ser usados ​​por muitas pessoas, para facilitar a leitura e a infalibilidade. Evite nomear nomes de pessoas e, em vez disso, use nomes de posição. Seja consistente em sua escrita para evitar confusão. Se você tiver uma conta de arquivamento "Contabilista de Contabilidade", não mude a mesma posição para "Escritor I" ou "Entregador de Entradas" em outros P & P.

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Projetar suas políticas e procedimentos com um olho para bons controles internos. Por exemplo, o contador não deve assinar cheques. Todos os desembolsos de cheques devem ser acompanhados de assinaturas do proprietário ou gerente, reconhecendo que a compra foi autorizada e que todos os serviços e bens foram recebidos da maneira apropriada.

Dicas

  • Considere obter um pacote de software de políticas e procedimentos prontos para o seu setor. A maioria dos processos é semelhante e, ao obter um software em que você só precisa alterar ou adicionar alguns itens, ele pode economizar um bom tempo. É mais fácil alterar a documentação existente do que fazer tudo do zero.
  • Faça com que seu contador analise seus P & Ps para identificar problemas de controle interno que poderiam ser corrigidos usando um procedimento diferente.

Aviso

  • Reveja as políticas e procedimentos pelo menos uma vez por ano para se certificar de que ainda é válido e adequado. As coisas mudam nos negócios, e os P & Ps precisam se atualizar com as mudanças.

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