Como escrever um relatório de negócios para um executivo

Os executivos de negócios usam relatórios para obter uma maior compreensão dos processos e protocolos dentro de um departamento ou evento. Os relatórios de negócios abrangem áreas muito específicas de revisão. Embora pareça intimidador escrever um relatório de negócios para um superior, seguir algumas diretrizes padrão ajuda o autor do relatório a permanecer no caminho certo para poder criar um documento significativo.

Verifique os modelos do Office

Algumas organizações empresariais têm modelos ou guias de redação sobre como redigir relatórios específicos para os padrões da empresa. Verifique com um supervisor se você tem ou não acesso a quaisquer modelos pertinentes. Um modelo facilita a passagem seção por seção ao preencher os dados necessários. Se você não tiver um modelo existente, siga as diretrizes básicas, como um modelo para o relatório.

De um modo geral, a escrita comercial usa a formatação de bloco para que as seções fluam pela página alinhadas à margem esquerda. Use fontes fáceis de ler, como Courier ou Times New Roman, mantendo o tamanho da fonte em 12. Use negrito para as cabeças de seção para que elas se destaquem. Relatórios mais longos se beneficiam de uma folha de rosto e um índice.

O objetivo do relatório

Nesta parte do relatório, pense como um jornalista. Pense no seu público e no objetivo do relatório. Título do relatório de uma forma clara que define o objetivo do relatório para que o executivo possa facilmente dizer qual é o tópico. Use o primeiro ou segundo parágrafo para definir o propósito em maior detalhe. Indique os objetivos do relatório. Por exemplo, um relatório intitulado "Resumo da Implementação do Protocolo de Segurança em Locais do Site" pode ter vários objetivos. Essas metas podem incluir "revisar o protocolo de segurança existente, identificar preocupações e definir metas para treinamento aprimorado e guias de segurança".

Rever dados de fundo

Tome um parágrafo para elaborar o plano de fundo relevante para cada meta. Analise todos os dados disponíveis, incluindo relatórios de incidentes recentes, comentários de clientes ou pesquisas com funcionários. Para o exemplo do relatório de segurança, revise os dados históricos sobre a segurança da empresa existente, incluindo quaisquer estatísticas conhecidas. Inclua padrões do setor, se apropriado. Cite qualquer regulamentação existente ou nova e discuta os treinamentos e protocolos existentes para locais. Discuta o que a empresa ou o departamento está fazendo bem, o que pode não ser uma prática recomendada e o que pode estar errado.

Discutir possíveis remédios

Se existem remédios, gaste um parágrafo explicando-os. Uma nova classe de segurança oferecida pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) pode estar disponível como um workshop no local. Kits atualizados de primeiros socorros e melhor protocolo de primeira resposta podem ajudar a melhorar a segurança dos departamentos. Estes são apenas alguns exemplos de como procurar áreas em seu nicho específico da indústria que possam oferecer remédios para os problemas.

Resumir as ideias principais

Um parágrafo que resume todo o relatório, seus objetivos e remédios em potencial, facilita para os executivos digitalizarem o documento em busca de informações relevantes. Este parágrafo precisa ser conciso e precisa reiterar o propósito do relatório, aconselhando sobre possíveis soluções ou melhorias.

Use linguagem específica

Geralmente, os executivos gostam de idéias de linha de fundo e não têm tempo para linguagem florida. Embora suas opiniões possam ser relevantes quando se discute remédios, evite linguagem abertamente emocional. Por exemplo, há uma diferença entre dizer: " As aulas de primeiros socorros reduzem ferimentos graves em nossa indústria " e " As aulas de primeiros socorros são absolutamente necessárias porque meus colegas de trabalho infelizmente morrerão sem isso ". Sempre que possível, atenha-se aos fatos para apoiar opiniões.

Também é importante evitar o julgamento sobre o que os funcionários estão fazendo. Apontar algo errado é uma coisa, mas transmitir o julgamento não ajuda a levar a conversa para uma mudança produtiva. Mais uma vez, pense como um jornalista que está tentando transmitir os fatos da forma mais objetiva possível.