Como escrever relatórios confidenciais para os funcionários

Aviso

  • A expectativa de confidencialidade, seja exigida por lei ou como política de sua organização, possui responsabilidades profissionais e legais. A falha em manter a confidencialidade pode levar a ações judiciais, prejudicar sua carreira e afetar sua organização.

A comunicação interna é uma característica de qualquer organização, seja uma empresa grande ou pequena, uma igreja ou grupo sem fins lucrativos ou um escritório do governo. Embora muita comunicação ocorra verbalmente em reuniões face a face, por telefone ou por vídeo-chat, as comunicações escritas desempenham um papel importante em qualquer organização. Os documentos fornecem uma oportunidade para se comunicar de forma ponderada, enfática e clara. Além disso, eles fornecem um registro permanente das idéias e informações que estão sendo comunicadas, a tarefa solicitada e as expectativas da gerência ou dos funcionários. Documentos escritos podem ser destinados a uma distribuição ampla e aberta. Mas, ocasionalmente, você pode ter que enviar um relatório confidencial, ou seja, um documento "somente para os olhos" destinado a ser visto apenas por um único funcionário ou por um grupo seleto de destinatários. Sua organização pode exigir o uso de um modelo de relatório confidencial, mas, mesmo que isso não aconteça, é importante seguir o protocolo ao enviar relatórios confidenciais.

Conheça o Lingo

As organizações geralmente têm sua própria terminologia para relatórios confidenciais. O governo federal, por exemplo, usa termos como "Extremamente Secreto", "Informações Comerciais Confidenciais", "Segredo Comercial" ou "Interno e Deliberativo" para distinguir diferentes tipos de informação destinados a uma distribuição muito limitada. Os termos significam coisas diferentes e exigem diferentes níveis de segurança de documentos. Os indivíduos que enviam esses documentos, bem como aqueles que os recebem, precisam estar cientes dos requisitos associados a cada nível de confidencialidade.

As grandes empresas também tendem a fazer distinções semelhantes e podem ter seus próprios requisitos semelhantes aos do governo. As empresas menores geralmente usam uma abordagem menos formal, mas ainda esperam que a confidencialidade seja bem mantida. Se você estiver escrevendo um relatório destinado a ser mantido em sigilo, verifique se está familiarizado com a terminologia de sua organização.

Conheça o protocolo

Transmissões confidenciais podem exigir tratamento especial. Talvez a entrega de e-mails seja proibida e os documentos confidenciais sejam entregues manualmente. Uma pasta ou envelope especial pode ser necessário, ou um carimbo em negrito "Somente Olhos". Algumas organizações apenas permitem que documentos confidenciais sejam digitados ou fotocopiados em máquinas selecionadas especialmente dedicadas à finalidade. Indivíduos autorizados para tais comunicações podem ser os únicos autorizados a criar documentos confidenciais, talvez após treinamento e certificação especializados. Da mesma forma, os destinatários de informações confidenciais também podem ser obrigados a ter essa certificação da organização.

Cabe à pessoa que cria o documento confidencial estar ciente dos requisitos internos e segui-los à risca. O destinatário ou destinatário do documento também deverá estar familiarizado com o protocolo da empresa, de modo que todas as partes envolvidas no loop possam manter a confidencialidade de acordo.

Entenda seu objetivo

Você deve tornar sua comunicação confidencial somente quando essa etapa for explicitamente exigida ou for considerada necessária para proteger informações confidenciais incomuns. Por exemplo, espera-se que um gerente envie a um funcionário um relatório de desempenho por escrito todos os anos e use um formato de relatório confidencial anual para criar e transmitir o relatório. Nesse caso, a necessidade de confidencialidade é evidente.

Por outro lado, talvez um e-mail ad hoc para um funcionário contenha informações sensíveis e estratégicas que não devem ser amplamente distribuídas. Nesse caso, o remetente do email pode querer invocar a confidencialidade para proteger o conteúdo do email. Em cada evento, reconhecer a necessidade de confidencialidade é o primeiro passo na comunicação apropriada.

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