Como escrever uma política de viagens corporativas

Uma política de viagens corporativas bem concebida protege seus funcionários quando eles viajam, reduz suas despesas de viagem para pequenas empresas e limita suas responsabilidades legais. Desenvolva uma política de viagens que comece com a reserva de qualquer viagem e termine com a papelada que seus funcionários arquivam depois que retornarem.

Comece com um pedido de viagem

Comece seu guia de política de viagens com uma descrição do procedimento que os funcionários devem seguir para obter a aprovação da viagem. Cada viagem deve ser aprovada: só porque um funcionário participou de uma conferência ou feira no passado não significa que ele seja aprovado para ir a cada ano. Inclua um esboço escrito ou formulário contendo as informações necessárias para a aprovação da viagem. Peça ao funcionário para fornecer o nome do evento, se estiver associado à viagem, ao objetivo da viagem, ao departamento para o qual a viagem será cobrada, um custo total estimado e as datas. Especifique qual superior, por título, pode aprovar viagens para funcionários.

Especifique Opções

Não permita que os funcionários reservem seus próprios voos ou quartos de hotel sem a aprovação de seus recursos humanos ou departamento de contabilidade. Os funcionários podem reservar vôos ou hotéis que lhes forneçam as milhas ou pontos de quarto mais frequentes, em vez de escolher os mais econômicos para a empresa. Se você permitir que os funcionários mantenham pontos de passageiro e de quarto frequentes, peça à sua contabilidade ou ao departamento de RH que reserve ou aprove todas as reservas para obter as melhores tarifas para sua empresa. Se a sua empresa mantém pontos de voo e de quarto frequentes para custear as despesas com viagens de funcionários, inclua este fato em seu guia de políticas de viagens. Muitas dessas preocupações podem ser evitadas se um funcionário de RH pesquisar cada viagem com base no formulário de solicitação de viagem aprovado, reservar voos e quartos e cobrar as despesas principais para um cartão de crédito corporativo.

No guia de viagens da empresa, informe seus funcionários se eles podem sugerir itinerários alternativos ou preferenciais com base nos tempos de viagem preferidos ou outros fatores com a condição de que a empresa pague a menor tarifa disponível, enquanto o funcionário paga a diferença.

Delinear Despesas

Defina diariamente diárias para os funcionários cobrirem as refeições, gorjetas, táxis e ônibus, telefonemas, estacionamento e outros incidentes. Observe no guia de viagem quais despesas exigem um recibo para reembolso. Por exemplo, você pode especificar que todas as despesas acima de US $ 25 exigem um recibo, ou você pode excluir recibos de refeições, desde que a despesa diária total não exceda a taxa diária. Especifique se os funcionários precisam enviar recibos em vez de extratos de cartão de crédito para reembolsos. Uma fatura de cartão de crédito mostra apenas a quantia total de uma conta de hotel, por exemplo, enquanto a fatura da sala mostra incidentes, como aluguel de mini-bar e filmes, que a empresa normalmente não cobraria.

Inclua procedimentos de segurança

Exigir que os funcionários incluam o número de telefone do hotel em que ficarão, bem como um número de telefone celular, para que possam ser encontrados em caso de emergência. Mandato de deixar seus itinerários, incluindo horários de voo, trem ou viagem, horários de check-in e check-out e horários de reuniões. Peça que eles notifiquem seus supervisores sobre seus horários de chegada por e-mail de trabalho, mesmo depois de horas. Se os funcionários estiverem viajando para o exterior, peça a eles que forneçam um comprovante de passaporte válido, uma identidade adicional e o endereço e telefone da embaixada dos EUA naquele país.

Incluir Procedimentos de Reembolso de Despesas

Mostre aos funcionários o formulário de reembolso que eles enviarão quando retornarem. Fornecer uma cópia de amostra com notas em qualquer seção que você deseja enfatizar. Indique claramente o procedimento para enviar um pedido de reembolso de despesas. Isso pode incluir o formulário, recibos necessários para determinados itens especificados, o nome do indivíduo ou departamento para o qual a solicitação deve ser enviada e o prazo para o envio de solicitações.