Como escrever um relatório de análise de lacunas

Você já olhou para o sucesso de seus concorrentes e disse para si mesmo: “O que estou perdendo?” Empresas de pequeno e grande porte passam por um exercício estratégico chamado análise de lacunas para responder a essa pergunta, bem como quaisquer outras questões que reflitam a empresa. metas aspiracionais. Uma análise tradicional de lacunas analisa a situação atual da sua empresa, compara-a com o local onde deseja que sua empresa esteja e, em seguida, propõe um plano para preencher as lacunas.

Onde você quer estar?

Por exemplo, digamos que você possui uma loja de noivas. Você vende muitos vestidos de noiva para os clientes locais que compram no seu local de varejo. Você notou recentemente, no entanto, que uma grande loja de noivas em um estado diferente tem um site bacana para vendas on-line e um coordenador de casamento no local que adiciona renda para eventos especiais à loja. E assim, você quer que sua empresa seja mais parecida com esse negócio de sucesso. A maneira estratégica de mover sua loja do ponto A para um ponto de aspiração B é passar por uma análise de lacunas.

A primeira parte de uma análise de lacunas estabelece suas aspirações. O que você está tentando mudar? Então sonhe, fale com seus funcionários para que você possa estabelecer uma visão e definir como será o futuro de um problema atual. Descreva o que você deseja que sua empresa esteja no papel, usando qualquer formato apropriado para os problemas que você está abordando.

Uma descrição de texto, fotos, listas, tabelas e gráficos são ferramentas apropriadas para você usar ao delinear sua visão. Esta seção não precisa ser longa, mas deve oferecer uma visão clara.

A segunda parte de uma análise de lacunas tem uma visão realista de seus negócios e recursos atuais em relação a onde você quer estar no futuro. Se você está de olho em uma expansão, quantos funcionários você tem? Quais são os seus conjuntos de habilidades, e algum deles é competente em áreas não utilizadas por sua posição atual? Você sabe exatamente o quão rápido você pode reabastecer o estoque? Quão saudável é o seu fluxo de caixa e reservas?

Uma maneira fácil de preencher a parte dois de uma análise de lacunas no papel é configurar uma tabela com a primeira coluna rotulada como "Estado atual". Nesta coluna, liste tudo o que você precisa fazer atualmente. o objetivo que você tem em mente. No exemplo da loja de noivas, o proprietário pode listar os seguintes pontos fracos:

Site chato
Nenhum conhecimento técnico em pessoal
Nenhuma experiência em planejamento de eventos na equipe
Reservas de caixa limitadas para expandir o estoque

Em uma segunda coluna chamada "Estado Futuro", liste todos os atributos dos seus sonhos conforme eles correspondem ao seu estado comercial atual. Então, no exemplo da loja de noivas, o proprietário pode listar:

Site de comércio eletrônico viável
Gerente de site na equipe
Organizador de eventos na equipe
Inventário expandido

Etiquete coluna três “Gap” e indique um Sim ou Não se existir um intervalo entre o estado atual e futuro. No exemplo da loja de noivas, cada linha deve ter uma indicação sim.

A coluna quatro deve ser uma descrição simples da lacuna entre a primeira e a segunda colunas. No exemplo da loja de noivas, as descrições das lacunas podem ser assim:

Falta de conhecimento técnico
Deficiência de habilidades da equipe
Deficiência de habilidades da equipe
Falta de recursos financeiros

A descrição apenas indica o que está faltando. O plano para ir do ponto A ao ponto B vai na próxima seção.

Fatores, remédios e ações

A terceira parte de uma análise de lacunas é a carne do exercício. Primeiro, identifique cada fator que desempenha um papel na lacuna identificada no gráfico da sua parte dois. Os fatores podem incluir coisas como crédito comercial ruim que afetam sua capacidade de aumentar os níveis de estoque ou um processo de recrutamento deficiente que dificulta a manutenção da equipe na sua loja. Você quer ser específico e identificar todos os fatores que contribuem para as lacunas.

Por fim, todos os fatores devem ter etapas de ação correspondentes que possam resolver o problema. Se um fator em uma lacuna se relacionar com os conjuntos de habilidades de seus funcionários, uma etapa de ação pode ser contratar pessoal adicional, oferecer treinamento ou terceirizar parte de um projeto enquanto você aumenta a capacidade interna. Se o crédito for um problema, uma ação pode ser pesquisar um fornecedor local disposto a trabalhar com você para expandir o estoque.

As etapas de ação devem ser específicas e, quando você as visualizar, elas devem elaborar um plano para resolver todas as lacunas de recursos que impedem que seus negócios atinjam seu estado ideal.