Como escrever um anúncio de reunião

Escrever um anúncio de reunião demora mais do que digitar a hora, o local e o que está sendo coberto. Seus colegas de trabalho podem estar ocupados, sem a obrigação de comparecer ou de ter qualquer outro número de razões para não comparecer à reunião, portanto, convém garantir que seu anúncio maximize a frequência. Cobrindo todos os fundamentos irá ajudá-lo a obter mais corpos em cadeiras, se você precisa de uma boa participação.

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Comece com o motivo da reunião. Você pode estar convidando trabalhadores que geralmente não estão envolvidos com o tópico da reunião, e eles podem pensar erroneamente que a reunião não tem nenhum benefício para eles, a menos que você comece com o motivo da reunião. Por exemplo, os programadores podem não terminar de ler um anúncio de reunião sobre uma reunião financeira. Se a reunião se concentrar em novas aquisições de hardware, exigindo entrada do programador, obtenha essas informações no início do seu anúncio.

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Inclua os cinco Ws. Torne mais fácil para os participantes coletar as informações logísticas do seu anúncio, divulgando-as com marcadores, quem, quando, onde, por que e quais seções. Se você usar isso como sua única formatação, coloque a hora, data e local por último, depois de convencer as pessoas a virem.

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Dê resultados negativos de não comparecimento. Aumente a importância de sua mensagem incluindo as desvantagens da falta de comparecimento e a reunião não atingindo suas metas. Por exemplo, se um número suficiente de programadores de computador não comparecer à reunião, isso pode resultar em atrasos na compra de novos hardwares ou em que os não programadores decidem qual hardware a empresa comprará.

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Diga quem está solicitando a reunião. Os trabalhadores não vão querer perder uma reunião que seu superior direto ou uma pessoa da empresa está chamando. Se a pessoa que chama a reunião for importante, inclua-a no anúncio.

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Peça um RSVP. Você pode obter baixa frequência se agendar sua reunião em um momento ruim para os participantes em potencial. Você também pode obter baixa frequência porque os trabalhadores interpretaram mal sua mensagem. Pedir RSVPs permite determinar se você comunicou incorretamente sua mensagem ou programou sua reunião em um momento ruim. Forneça suas informações de contato, incluindo seu número de telefone e endereço de e-mail.

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Inclua um apelo à ação. Muitas pessoas usam a tecnologia para agendar compromissos ou têm outra maneira de observar datas importantes, como um calendário de parede ou de mesa. Inclua uma solicitação para seus convidados para que eles anunciem a reunião agora para que não a esqueçam. Isso pode tornar mais provável que as pessoas que tomaram a decisão de comparecer, com base no seu anúncio, agendem imediatamente o evento.