Como escrever uma proposta para alterar a estrutura de um departamento

As propostas de negócios geralmente consistem em um resumo executivo, uma introdução, uma descrição estendida da base para a mudança, o cronograma de custos e as entregas. Com alguns ajustes, esse formato também funciona bem para uma proposta de alteração da estrutura de um departamento. Sua proposta para esse cenário também deve incluir atenção ao planejamento da força de trabalho e à estratégia de pessoal. Elaborar uma proposta bem construída requer uma análise detalhada e cálculos para uma justificativa adequada.

Elabore uma introdução à sua proposta. Indique a sua posição, o papel do departamento e o objetivo da sua proposta, bem como datas efetivas para as ideias da proposta. Mantenha sua apresentação breve - não mais do que dois parágrafos.

Descreva sua estrutura atual de departamento. Identifique a liderança do departamento, incluindo gerentes, supervisores e líderes de equipe. Indique quantos funcionários relatam a cada pessoa na equipe de liderança e na estrutura de relatórios. Ilustre a estrutura atual do seu departamento usando uma descrição por escrito, bem como um organograma para comparação visual. Use de uma a duas páginas para esta seção da sua proposta.

Compare a estrutura atual do seu departamento em relação à organização geral. Por exemplo, se a estrutura de seu departamento é diferente de outras estruturas de departamento, indique isso e explique por que, se você conhece o histórico de como a estrutura departamental foi alcançada. Descreva as relações interdepartamentais que você tem. Para departamentos de vendas, por exemplo, explique o quanto você trabalha com o departamento de expedição e a qualidade das relações de trabalho entre os funcionários de ambos os departamentos. Repita essa análise para cada departamento com o qual você tem interação freqüente, não gastando mais do que uma página inteira para comparar cada dois departamentos.

Listar estruturas de departamento alternativas consideradas viáveis. Descreva cada um deles - aproximadamente uma página para cada estrutura diferente - explicando como as relações com os relatórios mudariam, o número de funcionários em cada área do departamento e as maneiras pelas quais os deveres dos funcionários poderiam mudar com base na estrutura alternativa. Por exemplo, suponha que você tenha atualmente seis áreas diferentes em seu departamento e considere a combinação de áreas para criar apenas três áreas separadas. Explique como essa estrutura se parece: quantos funcionários trabalham nas três áreas e como as relações de subordinação mudam com base em menos áreas para as quais os supervisores teriam autoridade.

Escreva uma análise para cada estrutura alternativa. Pese os prós e contras de cada alternativa. Descreva como a eficiência e a produtividade do departamento mudariam. Inclua mudanças na força de trabalho necessárias para facilitar cada reestruturação alternativa.

Estimar o custo para cada estrutura alternativa desde o início, incluindo a despesa de reorganização para o custo para manter a nova estrutura. Calcule o retorno do investimento no custo inicial da reorganização e mostre a economia do departamento para manter a nova estrutura. Se sua proposta de reorganização não é baseada em custos, demonstre o valor da reorganização e como ela beneficia a empresa como um todo.

Assegure-se de que seu prazo e estimativas sejam baseados no ano fiscal e nos cronogramas trimestrais da empresa. Esta seção da sua proposta pode precisar de uma página para a análise de cada estrutura alternativa.

Finalize sua proposta. Verifique novamente seus cálculos e as informações contidas em sua avaliação dos benefícios da reestruturação do departamento. Prepare um resumo executivo como uma folha de rosto para a proposta de negócios. Um resumo executivo, que contém os destaques e pontos-chave das alterações propostas, não deve ter mais de uma página inteira.