Tipos de sistemas de arquivos de verificação de emprego

Nos Estados Unidos, é responsabilidade do empregador garantir que todos os funcionários da empresa estejam legalmente autorizados a trabalhar. Embora a premissa disso possa parecer simples, se você é proprietário de uma pequena empresa sem um grande departamento de recursos humanos, ou uma pessoa de RH dedicada, entender as complexidades legais pode ser um desafio. Felizmente, você não precisa ter experiência em leis trabalhistas para criar sistemas de arquivamento que ajudem a organizar as informações de elegibilidade de seus funcionários.

Formulários I-9

De acordo com os Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA, todos os empregadores nos EUA devem preencher e manter formulários I-9 para cada indivíduo contratado. Isso inclui cidadãos americanos e não-cidadãos que têm autorização para trabalhar nos EUA. A Seção 1 do formulário é normalmente preenchida pelo funcionário e consiste em uma área para as informações do funcionário, incluindo nome legal, data de nascimento, endereço e número da Previdência Social. . A seção 2 é preenchida pelo empregador e é onde o empregador preenche as informações dos documentos de autorização de trabalho do empregado. Alguns documentos de autorização de trabalho aprovados incluem uma carteira de motorista e um número de Seguro Social válidos, um passaporte dos EUA e um cartão de residente permanente.

Arquivar o formulário preenchido I-9

Muitos empregadores fazem cópias dos documentos de identificação dos funcionários, como carteira de motorista ou passaporte. Em seguida, arquivam o formulário I-9 preenchido e assinado separadamente dos documentos de identificação. Os arquivos I-9 e documentos de identificação são tipicamente arquivos seguros que são marcados como privados ou até mesmo bloqueados. Os empregadores fazem isso para evitar o roubo de identidade, além de garantir que as informações pessoais dos funcionários permaneçam privadas.

Arquivos de aplicativos

A maioria dos empregadores também mantém os registros dos funcionários arquivados. Embora não seja obrigatório por lei que os formulários dos funcionários e os formulários I-9 sejam preenchidos separadamente, a maioria dos departamentos de RH o faz. Essa prática de arquivamento é feita porque se você se deparar com uma auditoria de verificação de emprego do USCIS ou do Departamento de Trabalho dos EUA, será muito mais fácil encontrar as informações em vez de vasculhar centenas de arquivos preenchidos com aplicativos em papel, acordos de confidencialidade e outros formulários de funcionários, como resultados de triagem de drogas. O outro raciocínio para arquivar o I-9 separadamente é que o I-9 normalmente tem informações sobre a nacionalidade de um funcionário. Se essas informações forem arquivadas com segurança, o empregador poderá evitar que outros funcionários discriminem um funcionário com base em sua etnia.

Mantendo os arquivos

O I-9 não é enviado para o USCIS - é mantido com o empregador. De acordo com o USCIS, este formulário deve ser mantido por um período mínimo de três anos após a data de contratação ou por pelo menos um ano após o término do contrato. Algumas empresas mantêm os arquivos por mais tempo do que os requisitos mínimos e criam sistemas de arquivamento adicionais para os I-9s mais antigos.