O Uso de E-mail na Comunicação Empresarial

Quando se trata de fazer negócios, o email é o rei da comunicação - mas isso não significa que seja apropriado em todas as formas e em todas as situações. Um e-mail refinado e bem escrito diz muito sobre seu estilo de trabalho, enquanto uma comunicação pouco clara e pouco clara pode causar confusão e problemas que levam a perda de tempo e produtividade. Ainda pior, pode prejudicar sua reputação.

O email é apropriado?

Parte do uso eficiente de e-mails em um ambiente de negócios inclui saber quando é apropriado enviar um e-mail e quando não é. Antes de começar a escrever, considere se uma discussão face a face ou um telefonema seria mais fácil a longo prazo. Talvez você queira escolher uma dessas opções se sua mensagem for longa e complicada, se a informação a ser comunicada for confidencial ou se o tom do seu e-mail puder ser facilmente mal interpretado.

Linhas de Assunto Efetivas

A linha de assunto de um email parece um desperdício, mas é tudo menos isso. A linha de assunto deve ser específica, especialmente se se referir à data de uma reunião ou a um prazo. Uma linha de assunto de uma palavra, como "FYI" ou "Question", não transmite o que você precisa ou quando você precisa. Seja o mais específico possível - pense em quantos e-mails uma pessoa recebe por dia. Você quer ter certeza de que o destinatário vê seu assunto e entende que é um email que requer atenção imediata.

Seja breve

Se você tiver uma mensagem muito longa para transmitir ao destinatário do seu e-mail, considere uma ligação telefônica. Caso contrário, mantenha-o ao ponto. Isso inclui manter suas frases curtas e fáceis de entender. Nota: Só porque você quer ser breve não significa que você deve usar taquigrafia comum, como "bc" para "because" ou "U" para "You". Seja profissional e soletre todas as palavras apropriadamente.

Golpeie o tom apropriado

É muito fácil interpretar mal o tom de um email - basta pensar em todas as vezes que você pensou que alguém estava sugerindo algo um pouco rude, mas eles realmente não significavam nada por isso. Na comunicação empresarial, permaneça formal, mesmo se você tiver um relacionamento pessoal com a pessoa. Errar do lado de ser educado, usando pontuação adequada e, em muitos casos, ignorando os emojis.

Se você está frustrado ou com raiva depois de receber um e-mail, reserve algum tempo antes de responder. Quando você está reagindo de maneira negativa, esse tom pode se manifestar - e isso pode causar problemas. Não use letras maiúsculas em uma comunicação empresarial, como se você estivesse gritando de maneira não profissional.

Como o destinatário

O uso adequado do email como comunicação comercial não é relegado apenas ao remetente. Ao verificar seu e-mail comercial, faça sua parte para se comunicar de forma eficaz. Não deixe o remetente pendurado; mesmo que você não consiga escrever uma resposta demorada a um e-mail, pelo menos anote uma nota que permita ao remetente saber que você o recebeu e planeja responder em breve.