Uso de almofadas de assinatura para assinaturas eletrônicas

Avanços na tecnologia móvel trouxeram o desenvolvimento de equipamentos e softwares capazes de capturar a assinatura de uma pessoa e afixá-la a um documento digital armazenado em um laptop ou tablet. Embora as vantagens de usar esse método para conduzir negócios e assinar documentos sejam claras e esmagadoras, o número de empresas que empregam tais procedimentos tem sido lento em aumentar devido ao custo, à falta de compreensão e a alguma hesitação em abandonar os métodos tradicionais.

Assinaturas digitais

À medida que a tecnologia melhora e mais indústrias se transformam em sofisticada metodologia digital e móvel, o uso de documentos em papel tangível continua a diminuir. Existem várias vantagens para indústrias e organizações que empregam a tecnologia de captura de assinatura digital. Empresas com vendedores móveis, especialmente em situações onde um grande número de clientes ou clientes podem assinar documentos ou se inscrever em programas de um único local, podem se beneficiar da implementação de processos digitalizados.

Vantagens

As vantagens dos procedimentos de assinatura eletrônica são abundantes e, em muitos casos, superam os custos iniciais associados a uma transição para essa nova tecnologia. Os vendedores de fora não precisam mais carregar pilhas de formulários em branco. Novos documentos de conta podem ser entregues e processados ​​quase que instantaneamente, e a falha de entrega postal torna-se um problema. A captura de assinatura digital também está na vanguarda do movimento “escritório verde”, pois essa tecnologia diminui significativamente a necessidade de papel tangível.

Capturar dispositivos

As empresas que empregam métodos e tecnologias de assinatura digital podem escolher entre uma ampla variedade de dispositivos para realizar a tarefa de transferir eletronicamente uma assinatura por escrito para documentos digitais. Embora a premissa básica permaneça a mesma em toda a linha, a lista de recursos específicos e os recursos de cada dispositivo individual podem variar muito. A maioria dos dispositivos é relativamente pequena e pode ser conectada a qualquer laptop moderno via cabo de dados USB. O software especializado instalado no laptop reconhece a entrada da assinatura, criptografa os dados, adiciona a imagem ao local apropriado na página do documento e salva o documento inteiro como seu próprio arquivo separado. Almofadas de assinatura menos caras são tipicamente menores e não exibem realmente a escrita do assinante na tela, enquanto modelos mais caros podem ostentar telas LCD retroiluminadas e recursos adicionais.

Problemas

Talvez uma das principais razões por trás do atraso ou da hesitação de muitas empresas em empregar tecnologia de assinatura digital seja o custo inicial associado a essa transição. Todos os documentos relevantes e formulários de inscrição devem ser convertidos em arquivos digitais apropriados, e todos os representantes de vendas da linha de frente devem receber dispositivos de captura de trabalho. Embora as placas de assinatura individuais sejam baratas, o custo de equipar uma força de vendas massiva pode ser exorbitante. Além disso, as empresas que consideram a conversão devem consultar profissionais da área jurídica para garantir que sua metodologia seja adequada e não viole nenhuma lei local ou regulamentação do setor. Os consumidores devem ser educados sobre as novas técnicas e as organizações devem estar preparadas para explicar e defender a prática.