W2 Requisitos do Formulário de Emprego

Um empregador deve arquivar o The W-2, Declaração Salarial e Fiscal, para todos os seus funcionários. Não arquivar W-2s para todos os funcionários, ou arquivar W-2s atrasados, pode significar penalidades duras para o negócio. As empresas podem arquivar W-2s manualmente ou eletronicamente através do site do Social Security Administration.

Introduzir corretamente o nome do funcionário

Na caixa E, insira o nome e a inicial do empregado na primeira caixa, o sobrenome do empregado na segunda caixa e o sufixo do empregado, se aplicável, na terceira caixa.

Insira corretamente informações sobre salários

Digite o valor do salário, incluindo o ponto decimal e centavos. Não inclua um cifrão quando você inserir informações sobre salários.

Formatação

Use apenas tinta preta ao preencher os formulários manualmente. Tinta mais clara que o preto não é aceita porque a tinta pode desbotar, criando uma oportunidade para informações erradas. Se você preencher o formulário em um computador, use a fonte Courier de 12 pontos, se possível. Uma fonte maior é melhor que uma menor, mas certifique-se de que todas as informações se encaixam nas caixas apropriadas.

Enviando os Formulários

Envie a cópia A do formulário W-2 para o Centro de Operações de Dados da Administração da Seguridade Social. Envie a cópia 1 para todos os departamentos fiscais necessários, incluindo as agências estaduais, municipais e locais. Você pode enviar até 249 Formulários W2 por correio no mesmo pacote.

Arquivamento Eletrônico Obrigatório

Se você está enviando 250 ou mais Formulários W-2, é necessário arquivar eletronicamente. Se por qualquer motivo você preferir não arquivar eletronicamente, você pode solicitar uma renúncia arquivando Formulário 8508, Pedido de Renúncia de Informações de Arquivamento Devolve Eletronicamente. Você deve enviar o formulário 45 dias antes da data de vencimento do formulário W-2s.

Datas de vencimento do arquivamento

Se você enviar o Formulário W-2s, o governo deve recebê-los no dia 28 de fevereiro. Se você arquivar eletronicamente, os formulários devem ser entregues até 31 de março. Você pode ser penalizado por preencher W-2s atrasados.