Formas de provar deduções fiscais se seus registros forem perdidos

A única coisa pior do que perder a documentação para verificar suas deduções fiscais é receber um aviso de auditoria do Internal Revenue Service no dia seguinte. Embora possa não parecer possível, não é o fim do mundo. O IRS pode trabalhar com você até certo ponto, dependendo de como e porque seus registros foram perdidos, e você pode recriar muitos deles, investindo algum dinheiro e esforço.

Despesas em dinheiro

A substituição de recibos por compras dedutíveis em dinheiro representa um desafio. Ligue para fornecedores e fornecedores com os quais você faz negócios regularmente e solicite uma cópia de qualquer recibo que eles lhe escreveram. Se um funcionário precisar investir tempo significativo no esforço, o fornecedor poderá cobrar uma taxa, mas você substituirá os registros. O IRS não exige recibos para despesas com restaurantes e entretenimento abaixo de US $ 75, de acordo com o "The Network Journal". No entanto, se você mantiver um livro de data ou calendário que também não tenha sido perdido ou destruído, você poderá usá-lo para tentar lembrar de quaisquer ocorrências em que gastou dinheiro para essas coisas, para que possa deduzi-las.

Outras despesas

As despesas que você cobrava em um cartão de crédito, cartão bancário ou fez um cheque não representam um problema menor. Os bancos fornecerão cópias de todos os cheques cancelados por uma taxa. Seus extratos bancários mostrarão transações com cartão de débito e as empresas de cartão de crédito também substituirão extratos perdidos. Compare o seu livro de data com esses registros para ajudá-lo a identificar por que você teve que alugar um carro ou por que você cobrava US $ 35 em um florista local. Você também pode combinar essas declarações com os registros de seus fornecedores para identificar quais transações não eram em dinheiro e para que elas eram.

Seu rendimento

O IRS mantém cópias de todas as suas declarações fiscais, incluindo 1099s e W-2s. Substitua seus perdidos indo ao site e baixando o formulário 4506, uma solicitação de cópias. Isso ativará sua memória sobre as deduções feitas anteriormente, para que você possa rastrear a documentação se as tiver feito novamente no ano atual. Se você trabalhou para alguém como um contratado independente, essas entidades lhe fornecerão um Formulário 1099-MISC no final do ano. Para outras fontes de receita, peça cópias dos cheques cancelados das pessoas para quem você trabalhou.

Deduções Home Office

Pergunte ao seu titular de hipoteca para substituir cópias de seus documentos de hipoteca, mostrando o que é seu pagamento a cada mês. Se você alugar, solicite uma nova cópia do seu contrato de locação ao seu locador. Suas empresas de serviços públicos podem lhe fornecer cópias de todas as suas declarações antigas. Suprimentos de escritório e compras devem aparecer em seu banco ou registros de cartão de crédito, mas qualquer um que você pagou em dinheiro será difícil de substituir. No entanto, se você sabe o que costuma gastar mensalmente em itens como cartuchos de tinta e envelopes, pode criar uma estimativa do que provavelmente gastou além daqueles para os quais realiza transações bancárias ou de cartão de crédito.

Outras dicas

Sua situação é, finalmente, à mercê de um agente do IRS em relação a quaisquer transações ou despesas que você simplesmente não pode documentar, mas os agentes têm margem de tolerância. Se os seus registros foram perdidos sem culpa própria, como no caso de um desastre natural, o IRS pode até não cobrar multas e juros se você tiver que arquivar seu retorno atrasado enquanto você substitui seus registros. Você aumentará suas chances de clemência se substituir a maior quantidade de documentação possível e terá uma explicação detalhada das coisas que está perdendo. Ligue para o Serviço de Defesa do Contribuinte do IRS em seu estado, explique o que aconteceu e peça qualquer conselho sobre como proceder.