Formas de promover o gerenciamento de registros

Mesmo o menor negócio precisa promover o valor do gerenciamento de registros como uma maneira de economizar dinheiro e melhorar os resultados. O gerenciamento adequado de registros também ajuda a manter o controle de documentos e dados importantes. Em alguns casos, o gerenciamento de registros desempenha um papel crítico quando você precisa acessar documentos para uma auditoria ou determinar a estabilidade financeira de sua empresa. (Veja Referência 1 e Referência 2)

Prepare as diretrizes

O primeiro passo para promover o gerenciamento sólido de registros é preparar e compartilhar políticas e procedimentos com sua equipe que expliquem como o gerenciamento de registros é tratado. (Consulte a Referência 5) De acordo com a Ohio State University, seu manual deve incluir os registros que cada pessoa é responsável pelo gerenciamento. Você também precisa fornecer um método de inventário e determinar por quanto tempo um registro deve ser mantido. Outros tópicos incluem armazenamento e conversão de registros em versões digitais. (Ver referência 3)

Treinamento

As sessões de treinamento podem ajudar os funcionários a entender a importância de lidar adequadamente com o gerenciamento de registros. Acompanhe os funcionários pelas políticas e procedimentos de sua empresa para que todos entendam como lidar, armazenar e descartar registros.

Outro momento para treinar a equipe sobre a importância do gerenciamento de registros é durante os seminários sobre recuperação de desastres. Como isso se concentra em questões de segurança e minimiza as perdas para o seu negócio, o treinamento deve se concentrar em como o gerenciamento de registros é uma preocupação vital depois que uma grande catástrofe ocorrer. (Consulte a Referência 4) Após o término do treinamento, pendure cartazes nas áreas comuns e use-os para apontar a importância do gerenciamento de registros como um lembrete para se manter informado sobre a papelada e os dados eletrônicos.

Reuniões de equipe

Reserve um tempo em cada reunião de equipe para lembrar os funcionários sobre elementos específicos de suas políticas e procedimentos de gerenciamento de registros. Essas sessões curtas servem como lembretes para ajudar os funcionários a se manterem no topo do assunto. Transforme o processo de aprendizado em uma atividade divertida dividindo sua equipe em pequenos grupos e dando a eles um questionário de uma ou duas perguntas sobre gerenciamento de registros. Os membros da primeira equipe para obter a resposta certa ganham um pequeno prêmio.

chuva de ideias

Se você está desenvolvendo suas diretrizes de gerenciamento de registros pela primeira vez ou realizando revisões para procurar áreas para melhorar seus procedimentos, envolva sua equipe. Configure sessões de brainstorming para solicitar suas opiniões sobre como melhorar os sistemas de gerenciamento de registros da sua empresa. Promova a sessão por meio de lembretes por e-mail e convites pessoais por e-mail para incentivar a equipe a participar e garantir que sua opinião seja valorizada.