Em quais categorias devo classificar os recibos de negócios para os impostos?

Se você deduzir despesas comerciais, você deve manter registros de suas transações dedutíveis para suportar seus registros fiscais com o Internal Revenue Service. Muitas categorias podem ser aplicadas a qualquer empresa, mas trabalhe com seu preparador de impostos para criar aquelas específicas para sua empresa. Arquive seus registros regularmente em um sistema organizador por pelo menos três anos após a data em que uma declaração anual de imposto é registrada para apoiar sua posição no caso de uma auditoria.

Ativos

Não importa se você administra uma gráfica ou é um escritor freelance de casa, terá ativos que lhe permitirão administrar seus negócios e gerar renda. Do estado real aos computadores portáteis e ao maquinário de fabricação, os itens caros que você compra devem ser registrados com a data da compra, quantidade e razão de uso. Se você optar por custear esses itens e aproveitar as deduções de depreciação, essas informações serão usadas para descobrir a taxa de depreciação do item, para que você possa receber uma dedução de imposto.

Despesas

As deduções de despesas de negócios podem ser classificadas em várias subcategorias que auxiliam suas operações comerciais, como publicidade, quotas e assinaturas, entretenimento, compras de materiais e inventário, suprimentos de escritório, aluguel ou pagamentos de hipoteca, custos de transporte (incluindo pagamentos de veículos e manutenção anual). e utilitários, como o acesso à Internet. Se as informações contidas nos recibos forem vagas, adicione uma documentação cuidadosa, como a data da transação, o valor e o valor pago. Inclua notas extras para recibos de compras excepcionalmente grandes para ajudá-lo a lembrar detalhes sobre a transação. Digitalize seus recibos para economizar espaço em seu escritório.

Renda

O Internal Revenue Service quer que os donos de empresas provem que seus rendimentos correspondem às suas declarações fiscais. Mantenha registros de todas as transações que indicam que sua empresa recebeu dinheiro de clientes em troca de serviços ou produtos. Faturas, formulários 1099-MISC para subcontratados, recibos de vendas e extratos bancários são registros de renda comuns que o IRS procura durante uma auditoria. Classifique os diferentes tipos de renda que você recebe e lembre-se de que quaisquer transações trocadas também exigem recibos, uma vez que o IRS considera a permuta como renda. Você pode economizar espaço em seu sistema de arquivamento, verificando os registros e mantendo os arquivos eletrônicos em uma unidade de backup, mas lembre-se de arquivá-los ocasionalmente em DVD ou outra forma de mídia offline no caso de uma falha no disco rígido ou roubo.

Funcionários

Se você contrata estudantes estagiários ou um diretor financeiro, você deve manter registros cuidadosos de todos os funcionários que receberam um cheque de pagamento da sua empresa. O IRS exige que todos os empregadores mantenham esses registros por pelo menos quatro anos e cada um deve incluir os salários pagos (incluindo dicas e benefícios adicionais), bem como as datas em que trabalharam para sua empresa. Esses registros podem ser usados ​​para tudo, desde a análise de registros de emprego, se um empregado antigo se candidatar a benefícios de desemprego, para servir como prova em uma ação judicial sobre suas práticas de emprego.