O que você escreve em um e-mail profissional se estiver anexando um arquivo?

A capacidade de enviar informações rapidamente é valorizada no mundo profissional. Como formato de mensagens, o email funciona melhor para mensagens curtas. Ele também tem a capacidade de fornecer um anexo ou um arquivo separado contendo informações e formatação que são difíceis de incluir em uma mensagem de email normal. Um e-mail profissional deve reconhecer todos os anexos incluídos no e-mail, para indicar sua importância e garantir aos destinatários que os arquivos estão seguros.

Linha de assunto

Uma linha de assunto em branco ou vaga em um email profissional pode fazer com que um destinatário ignore a mensagem sem perceber que ela contém um anexo importante. Uma linha de assunto eficaz para um e-mail profissional identifica o conteúdo do e-mail em cerca de 10 palavras ou menos. Por exemplo, se você estiver enviando um guia sobre novos procedimentos de trabalho aos funcionários, a linha de assunto poderá ser "Importante: Novo Guia de Trabalho Anexado". Isso é especialmente importante se seu contato não estiver familiarizado com seu endereço de e-mail, fazendo com que ele questione a identidade do remetente.

Resumo

O corpo de um e-mail profissional contendo um anexo também deve incluir um resumo descrevendo o conteúdo do anexo. Este resumo também deve descrever por que você está enviando o anexo; Se você mencionar que o anexo destina-se a colocar todos os funcionários subordinados na mesma página em relação aos novos procedimentos de trabalho, isso deve aumentar as chances de eles abrirem o anexo e lerem o arquivo. Se o anexo for apenas um pequeno memorando, simplesmente resumir o arquivo no corpo do email pode ser mais fácil do que usar um anexo.

Formato de anexo

Certifique-se de enviar anexos em formatos que possam ser recebidos e abertos por todos os destinatários. Por exemplo, se o arquivo anexado for um arquivo DOCX, ele poderá ser aberto apenas pelo Microsoft Word 2007. Isso é especialmente importante para um email profissional que pode ser aberto em um computador doméstico que não tenha o software necessário. Em seu email, inclua o nome do programa que deve ser usado para abrir o anexo de arquivo.

Outras dicas de email profissionais

Brevidade é muito importante quando se escreve e-mails, especialmente quando você está escrevendo um e-mail profissional. Tente manter o corpo principal do seu email abaixo de quatro ou cinco parágrafos, incluindo qualquer resumo de um arquivo anexado. Embora a atenção à ortografia e gramática seja sempre importante, é crucial em um email profissional. Certifique-se de usar uma saudação adequada, como "Dear Sir" ou "A quem possa interessar". Fique longe de fontes estilizadas ou fontes grandes que podem tornar seu e-mail mais casual do que profissional.

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