Que efeito a compra de material de escritório com dinheiro tem na equação contábil?

Antes que qualquer discussão significativa possa ocorrer sobre o efeito que uma compra em dinheiro de material de escritório tem sobre a equação contábil, é importante entender qual é a equação contábil e qual é o seu significado para um negócio.

A equação contábil é a equação mais importante no mundo da contabilidade. É o alicerce sobre o qual o sistema de dupla entrada de contabilidade é construído e, apesar da gravidade de sua importância, é enganosamente simples:

Ativos - Passivos + Patrimônio Líquido

Quais são os ativos?

Ativos são as coisas que a empresa possui e que possuem algum tipo de valor econômico. São coisas que a empresa poderia potencialmente vender para ganhar dinheiro, é claro, a menos que o ativo em questão seja dinheiro.

Os ativos podem ser usados ​​direta ou indiretamente nas operações principais da empresa. Por exemplo, o inventário de negócios é um ativo que é usado diretamente nas operações principais do negócio, como quando ele vende esse inventário diretamente para o consumidor. Os edifícios e veículos, por outro lado, não são utilizados diretamente nas operações centrais do negócio, mas ainda são importantes para o funcionamento do negócio. Além disso, esses ativos também podem ser intangíveis, e não físicos, como as patentes de propriedade da empresa.

No centro disso, um ativo é algo que tem valor econômico e não será gasto em um único período contábil. É considerado um recurso do negócio.

Quais são as responsabilidades?

Embora tenhamos ativos de um lado da equação, o outro lado consiste em reivindicações sobre esses ativos. Passivos são créditos sobre os ativos da empresa que são feitos por entidades que não sejam os proprietários da empresa. As dívidas que o negócio deve aos fornecedores são passivos porque os fornecedores têm uma reclamação sobre o caixa do negócio e, no caso de a empresa não pagar suas dívidas, outros ativos de propriedade da empresa. Os passivos devem ser pagos antes que os proprietários possam reivindicar os ativos da empresa.

O que é patrimônio dos acionistas?

Uma vez que os passivos tenham sido pagos a partir dos ativos, o que restar representa o patrimônio líquido, também conhecido como patrimônio líquido do proprietário. Isso é basicamente o que os proprietários podem reivindicar no negócio. Se o negócio é uma sociedade unipessoal ou uma parceria, então o patrimônio do proprietário é simplesmente o capital de propriedade do único proprietário ou parceiros no negócio. Se o negócio for incorporado, então o patrimônio do proprietário é o que os acionistas possuem em termos de ações.

Basicamente, os ativos são os recursos que a empresa pode usar, incluindo ativos fixos, estoque, caixa, contas a receber e assim por diante.

A empresa pagará para obter esses ativos incorrendo em passivos e obtendo parte do financiamento dos proprietários do negócio. Em termos simples, portanto, os ativos são reivindicados por diferentes partes: os proprietários e os credores.

Todos os três elementos da equação contábil vão para o balanço da empresa, o que mostra qual é a posição financeira do negócio. A posição financeira é simplesmente um instantâneo da equação contábil do negócio em um determinado ponto no tempo.

Os passivos consistem em coisas como impostos, contas a pagar e assim por diante. O patrimônio do acionista consiste tanto no que os proprietários inicialmente injetaram no negócio quanto em quaisquer ganhos ou perdas que tenham sido acumulados desde então, menos quaisquer retiradas que eles tenham feito ou quaisquer dividendos recebidos.

A equação contábil é muito importante porque é muito verdadeira. Na verdade, é sempre verdade. É o que todas as transações contábeis são baseadas. Sempre que uma transação contábil acontece, a gravação é sempre feita de modo a garantir que a equação contábil permaneça equilibrada.

O caso especial de suprimentos

Como você conta para suprimentos? Você os conta como despesas, ou você os considera ativos? Bem, tudo depende. Se você comprar uma quantidade extraordinariamente grande de suprimentos, é provável que ela seja usada em mais de um período contábil, então você os conta como ativo circulante. Você então contará o que você usa como despesa na demonstração de resultados do período em que é usado.

Por outro lado, se você comprar o suficiente para ser usado no período contábil, deverá contabilizá-lo imediatamente como uma despesa na demonstração de resultados.

Há o outro caso de como você trata os suprimentos quando paga dinheiro em troca de suprimentos, em vez de comprá-los a crédito. Se você comprar uma quantia grande com dinheiro, e é provável que ela seja usada em mais de um período contábil, seu ativo em dinheiro será reduzido e sua conta de suprimentos aumentará nos ativos atuais. A equação contábil permanece equilibrada. Uma compra de suprimentos para dinheiro é registrada nas contas de caixa e suprimentos

Se você comprar seus suprimentos a crédito, e for uma quantia grande o suficiente para usá-lo em mais de um período contábil, seus passivos, em termos de contas a pagar, aumentarão e seus ativos atuais também aumentarão. O resultado é que sua equação contábil permanece equilibrada. A compra de suprimentos por conta é registrada nos passivos e contas de suprimentos.

De qualquer maneira, os ativos permanecerão os mesmos quando você usar um ativo para comprar outro (porque a diminuição em um ativo é casada com um aumento correspondente em outro), ou eles aumentarão e serão combinados com um aumento correspondente no passivo. Os dois lados da equação permanecem iguais.

Então, o que acontece quando você compra apenas suprimentos suficientes para serem usados ​​no período contábil?

Nesse caso, não é possível incluir uma entrada para suprimentos na seção de ativos atuais do balanço, porque eles não são mais considerados ativos.

Se você usar dinheiro para comprar os suprimentos, o dinheiro diminuirá e os suprimentos serão lançados contra a demonstração de resultados. Como isso afeta a equação contábil? Por um lado, parece que não há nenhuma ação de compensação para equilibrar a queda no caixa. No entanto, lembre-se de que o lucro líquido da demonstração de resultados será posteriormente adicionado aos ativos da empresa e os suprimentos serão contabilizados.

O mesmo vale para quando eles são comprados a crédito. O passivo aumentará e os fornecimentos serão lançados contra o rendimento.

Ajustando o Balanço

Quando você conta os suprimentos como ativos atuais, deve ajustar o balanço patrimonial para refletir o uso que você faz dos materiais de escritório no decorrer do ano. Você pode encontrar as entradas no diário. Você simplesmente inclui o valor em dólar do ajuste, a data e o código de identificação. Você irá então debitar sua conta de despesas para material de escritório e creditar sua conta de suprimentos no mesmo valor.

Considerações para fazer

Quando você está lidando com materiais de escritório como um ativo circulante, o uso do material de escritório diminuirá um ativo. Como foram comprados em dinheiro, o que significa que nenhum passivo foi incorrido, o que significa que o patrimônio do proprietário também diminuirá. O material de escritório será utilizado como uma despesa no decorrer do período contábil e, portanto, o patrimônio dos proprietários também será utilizado no decorrer do período contábil.