O que escrever para formalmente aceitar um convite para uma reunião de negócios

Responder prontamente e com precisão às solicitações de reunião é uma parte essencial dos negócios. O planejamento de reuniões pode ser um desafio, portanto, uma resposta rápida mostra respeito pelo organizador, bem como pelos outros participantes. Se estiver aceitando, seja claro em sua resposta para que os outros destinatários entendam que você está aceitando, além de garantir que você tenha todas as informações necessárias para se preparar para a reunião.

Revisar Antes de Responder

Reserve um ou dois minutos para ler atentamente o convite da reunião e verificar novamente seu próprio calendário. Se você enviar uma confirmação de que precisa retirar mais tarde, isso pode fazer com que você pareça não profissional. Se você não tem certeza se pode fazer a reunião, responda prontamente com uma explicação e uma data em que você saberá se pode ou não participar. Isso permite que o remetente saiba que você recebeu a mensagem e ajuda o remetente a coordenar a logística necessária.

Exemplo:

Obrigado por me incluir nesta reunião. Preciso checar algumas coisas antes de avisar se vou ou não participar. Eu estarei certo de enviar minha resposta não mais tarde que EOD amanhã.

Confirmar detalhes de participação

Se você pretende comparecer, diga no início da sua mensagem, para que o organizador da reunião não precise se aprofundar na comunicação. Também pode ser uma boa ideia confirmar quaisquer detalhes logísticos, como hora e local.

Exemplo:

Eu pretendo participar da reunião, mas apenas para confirmar os detalhes - vamos nos encontrar no Roy's Coffee Shop, na esquina da 6th, e Wilson, na próxima quinta-feira, dia 8, às 15h. Está correto?

Gorjeta

Se o local da reunião não estiver em seu escritório nem no escritório do organizador da reunião, esclareça a localização exata da sua resposta, observando a rua, a rua transversal e, talvez, o endereço exato de onde você se encontrará. Tenha em mente que grandes cafeterias e restaurantes de cadeias podem ter vários locais dentro de uma pequena área geográfica ou até mesmo na mesma rua.

Informar de potenciais conflitos

Se houver a possibilidade de você não poder comparecer à reunião, mencione isso depois de confirmar seus planos de participação. Essa não é apenas a coisa educada a ser feita, ela também fornece ao planejador de reuniões informações que podem ajudá-la a decidir se deseja ou não reprogramar a reunião no momento em que todos têm certeza de que podem participar. Você também pode oferecer uma alternativa para comparecer pessoalmente, como usar o software de teleconferência para participar da reunião remotamente.

Exemplo:

Meu plano é estar na reunião, mas há uma pequena possibilidade de que eu precise cancelar por causa de uma situação familiar. Se eu precisar cancelar, informarei o mais breve possível. Se você acha que é mais sensato para mim, em vez disso reagendar, por favor, deixe-me saber que, assim que for conveniente para você .. Como alternativa, eu poderei participar via Skype. Diz-me o que pensas.

Solicitar esclarecimentos

Se você tiver alguma dúvida sobre a reunião, inclua-as em sua resposta. As preocupações típicas incluem:

Local da reunião
Duração prevista da reunião
Problemas de estacionamento
Construindo procedimentos de segurança
Trazendo um colega ou assistente
Acomodações para deficientes
Opções de tecnologia de apresentação, como recursos de tela grande ou chamada em conferência

Gorjeta

Antes de apertar o botão "enviar", verifique se você sabe a quem está respondendo. A menos que o remetente tenha solicitado especificamente que você responda a todos os que foram copiados pelo correio, certifique-se de que sua resposta seja apenas para o remetente e um co-organizador, se houver um.