Idéias para Organizações de Workshops

Os workshops são locais para ensinar, instruir ou facilitar a interação do grupo entre um número relativamente pequeno de pessoas. São eventos tradicionalmente interativos que incentivam o envolvimento dos participantes. Organizar um workshop envolve especificar as áreas a serem cobertas durante o evento, preparar os materiais necessários e garantir que o evento seja programado adequadamente para abordar todos os tópicos da agenda.

Definir objetivos do workshop

O primeiro passo na organização de um workshop de sucesso é definir o propósito específico e a intenção do encontro. Por exemplo, se o workshop for ensinar os participantes a desenvolver um kit de imprensa, os objetivos do workshop incluem uma visão geral de quais kits de imprensa são usados, quais elementos compõem um kit de imprensa bem sucedido e instruções passo a passo sobre como desenvolver materiais. Os objetivos do workshop devem estar de acordo com os níveis de conhecimento existentes dos participantes.

Limite de participação

Um workshop eficaz que envolva atividades em pequenos grupos, brainstorming ou demonstrações práticas deve ser limitado a 20 pessoas ou menos. Isso permite intercâmbios um-a-um com o facilitador do programa e garante que os participantes do workshop tenham tempo para fazer suas próprias contribuições. Também cria um ambiente para pequenas sessões de break-out eficazes.

Desenvolver uma agenda

Crie uma agenda para o workshop que descreve cada componente individual. Inclua uma introdução e um detalhamento dos elementos do workshop, incluindo o cronograma para cada seção e uma designação de quem facilitará cada porção. Isso ajuda a manter o facilitador do workshop e os participantes focados e no caminho certo. Distribua a agenda aos participantes antes do workshop, se possível.

Designar tempo específico

Divida a oficina em pedaços de tempo facilmente digeridos e cumpra o cronograma estabelecido. Isto é especialmente importante para longas oficinas. Se a oficina durar mais de duas horas, forneça bebidas ou quebre para uma refeição. Sempre construa a tempo para o trabalho em grupo coletivo, bem como perguntas e respostas, e dê indicações de tempo aos participantes ao longo do caminho, como “Temos 20 minutos para terminar esta sessão antes de partirmos para o almoço”.

Prepare equipamentos e materiais

Saiba como sua sala de workshops funciona antes do evento. Assegure-se de ter assentos adequados para os participantes e verifique equipamentos como microfones, iluminação, projetores e teleconferência ou sistemas de videoconferência, caso eles sejam usados ​​durante o workshop. Faça cópias suficientes de materiais, folhetos e informações instrutivas antes do início do workshop, e leve canetas extras e comprimidos para aqueles que esquecerem. Se os participantes estiverem aprendendo uma habilidade em particular, como um novo programa de software, verifique se você tem recursos adequados disponíveis para que todos possam experimentar suas mãos em um formato prático.