Sobre o uso de telefones nas empresas

Nas últimas décadas, houve avanços impressionantes na tecnologia de telefonia para empresas. Telefones fixos não foram completamente embora, mas muitas empresas agora dependem de telefones celulares, smartphones e tecnologias de voz digital para manter contato com clientes e colegas. Muitos optam por usar uma combinação de telefones. Trata-se de encontrar o que funciona melhor para suas necessidades de negócios.

Telefones fixos

Telefones fixos podem ser os mais antiquados, mas eles ainda têm o seu lugar em muitas empresas. Os telefones fixos podem oferecer um nível de confiabilidade e qualidade de voz que nem sempre podem ser encontrados em telefones celulares. Algumas empresas podem estar em áreas que não têm boa recepção de celular ou acesso de banda larga. Um telefone fixo também pode ser usado como um backup ou telefone suplementar no caso de algo dar errado com uma célula. As empresas com trabalhadores mais velhos também podem estar inclinadas a manter a tecnologia familiar da linha fixa.

Celulares

Os telefones celulares são itens obrigatórios para muitas pequenas empresas e seus funcionários. Eles permitem que os empresários mantenham contato de qualquer lugar. Os proprietários de empresas precisam decidir se devem fornecer telefones para seus funcionários ou permitir que os funcionários usem seus próprios telefones pessoais para fins de trabalho. As empresas que exigem uma quantidade substancial de viagens podem querer fornecer telefones para que possam rastrear o uso e manter um controle mais próximo sobre questões de segurança. Um celular convencional sem frescuras pode ter menos custos iniciais e contínuos do que um smartphone.

Smartphones

Os smartphones foram adotados por pequenas empresas. Eles usam os recursos normais de voz de um telefone celular padrão e adicionam vários recursos, incluindo aplicativos móveis e GPS. Os empreendedores que estão frequentemente em trânsito precisam estar conectados não apenas com chamadas de voz, mas também com e-mails e aplicativos de negócios. Os smartphones permitem que eles acompanhem tudo isso em um pacote pequeno e conveniente que é mais fácil de transportar do que um laptop. Diversos aplicativos móveis atendem às necessidades de negócios, desde pacotes de contabilidade a acesso bancário on-line a sistemas de pagamento móveis. Teste uma variedade de aplicativos de smartphone e fique com os que melhor atendem às suas necessidades de negócios.

Sistemas de Telefonia

Pequenas empresas com necessidades de comunicação mais complicadas podem optar por um sistema telefônico mais avançado. Isso pode envolver uma combinação de equipamentos e serviços. O Voice over Internet Protocol, ou VoIP, é uma maneira de enviar comunicações de voz pela Internet. Os sistemas VoIP podem ser integrados ao software de gerenciamento de relacionamento com o cliente e podem incluir recursos de alto nível para o gerenciamento de chamadas telefônicas em uma empresa. As opções de VoIP são programas bastante simples que funcionam apenas com um computador e conexão com a Internet. O hardware do terminal externo está disponível para replicar a sensação de um telefone comum. VoIP faz sentido para pequenas empresas com uma presença global que estão olhando para economizar dinheiro em chamadas telefônicas que vão para fora do país.

Políticas

Pequenas empresas podem precisar definir políticas sobre o uso de telefones no escritório ou quando os funcionários estão representando a empresa na estrada. Isso pode incluir uma cláusula para nenhuma ligação pessoal ou você pode decidir permitir uso pessoal limitado de telefones da empresa. Restringir o uso de telefones celulares em carros, exigindo um fone de ouvido viva-voz, pode ajudar a manter seus funcionários seguros quando em trânsito e reduzir sua responsabilidade. Treine os funcionários com boa etiqueta no telefone para projetar profissionalismo para os clientes que telefonarem. Torne as políticas de uso do telefone parte de sua rotina de treinamento regular.