Uma Política de Despesas de Viagem para Funcionários

Normalmente, as despesas de viagem dos funcionários são a terceira maior despesa controlável nos negócios, de acordo com AllBusiness.com. As políticas relativas à comunicação de despesas de viagem são essenciais para empresas de grande e pequeno porte e garantem que os funcionários sejam reembolsados ​​por seus custos de viagem fora do bolso. Para pequenas empresas, uma política de despesas de viagem de funcionários é mais essencial do que para grandes empresas, que têm muito menos probabilidade de minimizar os custos de viagem.

Identificação

Uma política de despesas de viagem é uma disposição por escrito no manual do funcionário que detalha os tipos de despesas que a empresa reembolsa e como o funcionário deve reivindicar despesas, de acordo com AllBusiness.com. As políticas típicas de despesas também incluem uma seção sobre as consequências da violação da política.

Função

Uma política de despesas de viagem por escrito fornece ao funcionário uma explicação clara da política de reembolso das despesas de viagem e evita confusão, de acordo com o website do Manual do Funcionário. Uma política de despesas de viagem resulta em acomodações razoáveis ​​para o funcionário e minimiza a despesa para a empresa para necessidades legítimas de negócios e entretenimento.

Benefícios

Uma política de despesas de viagens de funcionários pode permitir que uma pequena empresa tenha mais influência na negociação de preços de despesas de viagem comuns, como hotéis, o que beneficia o resultado final. Além disso, as políticas de despesas de viagem exigem documentação por escrito das despesas, o que facilita para o proprietário da empresa ou seu contador ao aprovar reembolsos e documentos.

Aviso

Em um caso de 2010 no Tribunal Distrital do Distrito Norte da Califórnia, o tribunal determinou que um funcionário pode violar a política de despesas de viagem de uma empresa, mas o negócio ainda deve reembolsar o funcionário se o negócio tiver conhecimento das despesas, de acordo com a Business and Website de Recursos Legais. A BLR recomenda o reembolso de funcionários se houver conhecimento razoável de despesas. Se um funcionário viaja, por exemplo, ele provavelmente precisa de um hotel e transporte, mesmo que ele não relate a despesa.

Gorjeta

Pequenas empresas devem considerar o uso de uma amostra de política de despesas de viagem de funcionários para definir sua própria política, tendo em mente que uma empresa pode ter que modificá-la para atender às suas necessidades orçamentárias. Além disso, certifique-se de que os funcionários entendam claramente que receberão reembolso das despesas de viagem, mas devem informar as despesas assim que possível.