Como escrever uma carta comercial formal para reagendar

Como proprietário de uma pequena empresa, o tempo é uma das suas mercadorias mais preciosas. E como você é consciencioso, percebe que seus associados provavelmente se sentem da mesma maneira. É por isso que você provavelmente está fazendo a careta de ter que remarcar uma reunião. Você sabe o inconveniente que isso pode causar e o efeito dominó que pode criar na vida de seus associados. Ainda assim, há boas e legítimas razões para reprogramar uma reunião. Um participante importante pode ter encontrado um conflito. Alternativamente, um relatório chave, produto ou outra parte de sua reunião pode ser atrasado. Ou talvez você ainda não tenha recebido a autorização necessária para compartilhar informações com o grupo convocado. Nesses casos e em outros, manter uma reunião improdutiva seria um desperdício de tempo para todos, e essa é a mensagem que você deve tentar transmitir ao criar uma mensagem de e-mail para reprogramar sua reunião.

Comece sua mensagem de adiamento da reunião

Vá diretamente ao ponto - que você está escrevendo para reprogramar uma reunião de um dia para outro. Presumivelmente, a localização da reunião não será alterada, mas ajudará seu leitor a saber de qualquer forma, portanto inclua essa informação também.

Explique habilmente

Neste ponto, pode ajudar a visualizar seu leitor suspirando profundamente enquanto olha para o calendário dele para remover uma entrada e fazer outra. Mostre empatia ao explicar por que você deve reprogramar dizendo algo como: “Como você deve saber, eu não reprogramar reuniões a menos que seja absolutamente necessário, e neste caso, é.” Explique brevemente o motivo do adiamento de sua reunião.

Reafirme o respeito pelo tempo

Não obstante o seu raciocínio, é importante reafirmar o respeito pelo tempo do destinatário. Portanto, peça desculpas pelo inconveniente de ter que reprogramar. Em seguida, siga imediatamente este ponto com a garantia de que sua reunião reagendada será mais produtiva (ou eficiente ou informativa). Este ponto deve se basear na compreensão dos ouvidos, especialmente se o destinatário já compareceu a uma reunião que ele considerou perda de tempo.

Exude Graciosidade

Se você ainda não conquistou o seu recipiente, converta esse profundo suspiro em um grito de gratidão, estendendo um gesto de boa vontade. Pense no que poderia dar um salto extra na sua etapa de negócios, como seguir sua reunião com um bufê de petiscos e bebidas. Se você decidir tê-lo servido por um restaurante familiar, não se esqueça de incluir o nome e citar algumas das ofertas para aguçar o apetite do destinatário.

Fechar com um floreio

Agora que você completou um círculo transformando um inconveniente em um evento antecipado, feche o círculo escrevendo um parágrafo final gracioso. Tente: “Muito obrigado pela sua paciência e flexibilidade. Se houver mais alguma coisa que eu possa fazer para tornar sua visita mais agradável, por favor, não hesite em me avisar. Caso contrário, estou ansioso para vê-lo (a data remarcada). ”