As desvantagens do recurso de classificação no Microsoft Excel

Você pode usar o Microsoft Excel para configurar uma matriz simples de informações de linha e coluna, listando dados de receita, discriminando despesas e documentando eventos. Essas tarefas mal arranham a superfície dos recursos do Excel. Seu poder real reside na sua capacidade de revelar relações entre os valores em um conjunto de dados. Classificar o conteúdo da planilha torna esses padrões visíveis. Por todas as vantagens que uma etapa de classificação pode oferecer, ela vem com limitações que tornam outros procedimentos do Excel mais vantajosos.

Dados no movimento

Ao contrário de um banco de dados, que mantém o equivalente de cada linha em uma planilha do Microsoft Excel como um registro separado, as planilhas do Excel mantêm vários registros juntos. Quando você classifica seus dados, o Excel reorganiza a ordem das entradas de células para corresponder aos critérios de organização escolhidos. Esta operação altera a posição da linha na qual os valores individuais aparecem. A menos que você desfaça a etapa de classificação, seus valores alteram permanentemente as posições, o que pode afetar o resultado das fórmulas que fazem referência aos valores em células específicas. Se você ocultar linhas ou colunas inteiras antes de classificar, o procedimento não as afetará, o que pode distorcer seus resultados.

"Oh, Excel, como faço para ordenar a ti?"

O Microsoft Excel limita os critérios de classificação para organização ascendente e descendente em ordem numérica ou alfabética, por data ou hora, pela cor das células, tipo ou ícones, ou por uma lista personalizada de valores que você especificar. Embora essas opções forneçam uma base flexível para organizar seus dados, você não pode criar uma fórmula para controlar a maneira como o procedimento de classificação classifica seus valores. Se uma combinação de métodos de classificação internos do Excel não puder reordenar seus valores da maneira que preferir, você poderá ser forçado a exportar seus valores e manipulá-los em outro programa ou usar outro método do Excel para alcançar seus resultados.

Consequências Acidentais

Quando você seleciona menos do que uma planilha completa de valores antes de emitir um comando de classificação, apenas as linhas e colunas adicionadas à sua seleção se qualificam para o procedimento de classificação. Se você inseriu suas informações na forma típica de registros de linha única, com cada coluna na linha relacionada ao restante dos dados da linha, um procedimento de classificação seletiva pode atrapalhar seu conjunto de dados e obscurecer o significado de suas informações. Observe que a classificação não pode reorganizar a ordem das colunas em uma planilha ou ocultar partes dos seus dados.

Outros métodos

Em vez de usar o procedimento de classificação do Microsoft Excel para organizar e revelar padrões em seus dados da planilha, use as opções de filtragem do programa. O AutoFiltro coloca um controle clicável na parte superior de cada coluna de dados, oferecendo acesso instantâneo a critérios de classificação que usam valores de uma coluna para controlar a ordem em que linhas inteiras aparecem. Quando você remove o AutoFiltro, seus valores retornam à ordem em que você os inseriu. O Filtro Avançado do programa amplia suas opções para incluir relações lógicas complexas entre seus valores que você pode construir em comandos multi-critério. Ele pode se aplicar a toda a planilha ou limitar seu aplicativo a um intervalo de dados especificado por você. Ambos os comandos podem ocultar resultados que não correspondem às suas necessidades de pesquisa e filtrar entradas duplicadas.

Versão informação

Informações contidas neste artigo se aplicam ao Microsoft Excel 2013. Ele pode diferir ligeiramente ou significativamente com outras versões ou produtos.