Objetivos da Comunicação Empresarial

Como um pequeno empresário, é tentador ver o estado atual dos assuntos comunicativos como abismal. A prova está em toda parte; as pessoas correm diariamente, vasculhando rapidamente suas mensagens de texto, e-mails e correspondências para ver se esqueceram de algo tão urgente, tão importante que o mundo pode entrar em colapso se não responderem a esse texto ou mensagem de voz agora .

Tudo isso espalhado correndo como um frango sem cabeça apresenta uma oportunidade para você se destacar entre seus funcionários, clientes, fornecedores, representantes de vendas e associados externos, como alguém que é mais profissional em comunicação. Você é um comunicador profissional. Você pode deixar uma impressão elegante em todos que conhece, porque está disposto a desacelerar o ritmo. Você é inteligente o suficiente para saber que seu bom nome, marca, imagem e sua reputação dependem de ser um bom comunicador, então você decide melhorar suas metas de comunicação empresarial.

Por mais que você já saiba sobre comunicação, também sabe que terá uma vantagem sobre seus concorrentes, garantindo que:

Escove o processo básico de comunicação.
Considere algumas definições úteis de comunicação empresarial. Segure as características reveladoras da comunicação empresarial. Veja os objetivos da comunicação empresarial.

Escova acima na comunicação

Por enquanto, tente não pensar nas mensagens de correio de voz que você deixou na máquina de alguém ou nos e-mails enviados que não obtiveram uma resposta. Embora estas sejam certamente formas de comunicação, elas são um caminho. A maioria das formas de comunicação são trocas bidirecionais. Desta forma, a comunicação “geral” e a comunicação empresarial seguem alguns passos semelhantes:

O remetente concebe uma ideia.
O remetente decide como expressar a ideia em palavras - um especialista em comunicação de processo chama de "codificação".
O remetente escolhe um meio (o telefone, um e-mail, uma mensagem de texto) para enviar a ideia. * O remetente transmite a mensagem.
O destinatário recebe e decifra (decodifica) a mensagem.
O destinatário oferece feedback.

Definir Comunicação Empresarial

Isso pode ajudar a solidificar sua compreensão com uma definição, portanto, considere uma do The Business Dictionary. Define comunicação como:

“Processo bidirecional de alcançar entendimento mútuo, no qual os participantes não apenas trocam (decodifiquem codificados) informações, notícias, idéias e sentimentos, mas também criam e compartilham significado.”

A comunicação “geral” distingue-se da comunicação empresarial, devido ao contexto em que a troca ocorre - em outras palavras, em um ambiente de negócios. Este é um daqueles momentos úteis em que existem muitas definições de comunicação empresarial, permitindo que você junte elementos como achar melhor.

Uma definição resistiu ao teste do tempo, escrito por Lawrence David Brennan em seu livro de 1960, “Business Communication”. Observe como isso ressalta o cenário:

“Comunicação empresarial é a expressão, canalização, recepção e troca de idéias no comércio e na indústria. "

O Business Dictionary expandiu essa definição dizendo que a comunicação empresarial é:

“O compartilhamento de informações entre pessoas dentro de uma empresa que é realizado para o benefício comercial da organização. Além disso, a comunicação empresarial também pode se referir a como uma empresa compartilha informações para promover seus produtos ou serviços para potenciais consumidores. "

O resultado é que a comunicação empresarial pode assumir duas formas: interna e externa. Assim, algumas das comunicações que você compartilha são voltadas para o mundo lá fora, e algumas das comunicações que você compartilha são destinadas ao público interno, ou seja, seus funcionários e outros colegas. Pense na comunicação interna como informação confidencial ou proprietária.

É improvável que você restrinja o fluxo de informações de outra maneira. Em outras palavras, é improvável que você esteja na posição de compartilhar informações com um público externo, mantendo-o (ou tentando mantê-lo) de seus membros internos da audiência. Eles devem ser mantidos no circuito. Como a Comunicação Empresarial coloca:

“A comunicação empresarial é essencial para executar funções de gerenciamento e garantir o sucesso organizacional”.

Concentre-se nas Características de Contagem

Neste ponto, pode estar começando a perceber que um pouco mais do que a configuração poderia separar a comunicação comercial da comunicação “geral” que ocorre em seu mundo. Então, se você já se perguntou: "Quais são as características da comunicação empresarial?", Procure algumas das seguintes qualidades. Eles podem não estar presentes em todos os comunicados que você envia ou recebe. Mas, como a comunicação comercial também é proposital, as chances são de que certas características aparecerão novamente. Comunicação empresarial é:

Factual. Uma boa comunicação comercial é factual. Nada pode afundar a reputação de uma empresa mais rapidamente do que reportar estatísticas imprecisas, meias verdades e declarações exageradas. Hoje em dia, as pessoas verificam a precisão das informações e a tecnologia torna relativamente fácil fazê-lo. Os materiais promocionais e de vendas de uma empresa proporcionam uma margem de manobra para se vangloriar e se gabar - contanto que as reivindicações possam ser apoiadas e validadas . Uma boa comunicação empresarial é livre de declarações vagas e ambíguas . O destinatário de uma mensagem nunca deve se perguntar sobre o que é uma mensagem. ”A comunicação clara é“ ajudada ”ao usar palavras simples, em vez de palavras complexas e usando frases diretas e declarativas. Muitas pessoas acham mais fácil acompanhar as informações quando apresentadas em forma de ponto de bala ou quando são acompanhadas por gráficos ou diagramas. Esses elementos também melhoram a clareza.
Prático. Uma boa comunicação comercial é útil e necessária. Se a comunicação assume a forma de um site de negócios, uma brochura ou um comunicado de imprensa, deve haver uma justificativa para explicar por que a comunicação existe e como as pessoas podem se beneficiar da comunicação.
Frequentemente persuasivo. A boa comunicação empresarial busca levar alguém desse grupo interno ou externo a fazer alguma coisa. (E, se estiver claro, deve ficar evidente o que é essa "coisa".) Alguns proprietários de empresas cometem o erro de ignorar o poder das mensagens subliminares em sua comunicação. Por exemplo, postar saudações de aniversário internas da empresa e designar um "funcionário do mês" exige tempo e esforço. Mas a mensagem persuasiva implícita deve ser óbvia para os funcionários perspicazes: "Essa é uma empresa que se importa, assim como sua parte e se preocupa com a empresa".
Estratégico. Uma boa comunicação empresarial é planejada, organizada e executada para que ela atinja seu objetivo específico.

Eis os objetivos da comunicação empresarial

Como você pode suspeitar, esses objetivos podem ser tão variados quanto os membros de sua equipe. Na verdade, à medida que você olha ao redor do escritório, os tipos de comunicação empresarial que fluem internamente podem refletir a forma, a função ou a personalidade de seus vários departamentos. Alguns dos objetivos da comunicação empresarial incluem:

Compartilhamento de informações, o que pode representar a maioria das comunicações comerciais que você envia internamente e externamente. Tais informações podem ser oportunas, como relatórios de vendas e resultados de pesquisas de satisfação do cliente. Algumas delas podem ser de natureza sensível, como seus relatórios de ganhos. E algumas delas podem ser marcadas como “confidenciais” e limitadas a apenas algumas pessoas, como uma mudança estratégica de direção entre um de seus concorrentes. Os principais objetivos desse tipo de comunicação são educar e esclarecer. Persuadir, que muitas pessoas associam facilmente a materiais de vendas, propaganda e marketing. Quando esses tipos de esforços persuasivos são bem elaborados, os destinatários são movidos e até mesmo ansiosos para agir na mensagem. Mas a “garantia” que promove os produtos ou serviços da sua empresa representa apenas uma parte da comunicação comercial persuasiva que você pode ser um pequeno empresário. Colocar um vendedor ou fornecedor teimoso pode, em algum momento, exigir um apelo persuasivo. Tentar ganhar uma variação de zoneamento para o seu negócio pode exigir múltiplos esforços persuasivos para funcionários do governo local e regional. E não se esqueça dos seus funcionários, que podem em algum momento questionar a sabedoria de uma nova política ou procedimento da empresa. Um e-mail persuasivo de você pode ser exatamente o que eles precisam para corrigi-los.
Avaliar o desempenho e fornecer feedback, que muitos proprietários de pequenas empresas concordariam, é uma habilidade que eles desenvolvem com o tempo. Afinal, ninguém é um avaliador nascido de desempenho humano e potencial. Esta forma de comunicação empresarial é geralmente ansiosamente esperada pelos funcionários, especialmente se estiver ligada a um aumento de salário. Como os comentários são uma das formas de o proprietário de uma empresa continuar sendo responsável perante seus funcionários, o proprietário experiente permanece no cronograma e garante que ele tenha um sistema prático para avaliar o desempenho dos funcionários.
Motivador, que pode variar de um agradecimento enviado a todos os funcionários até um anúncio de um concurso de vendas ligado a um prêmio extravagante. Ninguém conhece seus funcionários melhor do que você, portanto, ninguém sabe melhor como motivá-los a acompanhar ou melhorar o calibre do trabalho que eles produzem. Outro objetivo da comunicação empresarial motivacional é promover a camaradagem no local de trabalho, o que muitas vezes gera lealdade.
Fornecer conselhos, que você pode considerar uma das partes mais recompensadoras de sua função como proprietário de uma pequena empresa. Presumivelmente, seus funcionários olham para você e dependem de você para a liderança - para lhes dizer não apenas o que fazer, mas como fazê-lo melhor. Como uma forma de comunicação empresarial, o conselho pode ser direcionado para um indivíduo ou um grupo, dependendo da circunstância. Criados cuidadosamente e com exemplos úteis para ilustrar seus pontos, esses comunicados podem se tornar recursos valiosos para os funcionários. Oferecendo sugestões, opiniões e ideias, que podem fluir de duas maneiras, de você para seus funcionários ou deles para você. Dependendo da estrutura do seu negócio, você também pode ter gerentes de nível médio dos quais você depende para manter esse fluxo. Sugestões, opiniões e ideias podem ser uma grande promessa para melhorar um negócio de inúmeras formas - desde que os egos, rivalidades e ciumes competitivos não interfiram. Além disso, é preciso compromisso por parte de um empresário confiante e de mente aberta para manter esse tipo de comunicação. Nos primeiros dias, muitos pequenos empresários se comprometem a manter uma política de “portas abertas” para sugestões, opiniões e idéias. Mas eles acabam defendendo a pressão do tempo e, inadvertidamente, cortam esse valioso recurso. Recomendação de instruções ou treinamento relacionado ao trabalho, que você pode realizar sozinho ou terceirizar para terceiros. De qualquer maneira, essa forma de comunicação empresarial também pode conter um elemento de persuasão, especialmente se você suspeitar que os funcionários possam resistir à recomendação. Seus funcionários podem surpreendê-lo: geralmente, eles vão apreciar a oportunidade de expandir seus conhecimentos e melhorar suas habilidades, além de melhorar seu valor para você. Instrução e treinamento muitas vezes exigem duas ondas de comunicação: a primeira a anunciar o treinamento; o segundo para fornecer informações de apoio, como materiais de referência.

Tal como acontece com outros elementos da sua pequena empresa, você é obrigado a melhorar suas habilidades de comunicação de negócios com a prática. Então, se você estava pensando em contratar um “diretor de primeiras impressões?” Não se preocupe. Seus comunicados devem fazer a impressão certa que irá diferenciá-lo da multidão distraída que está ao seu redor.