Preparação de documentos para digitalização

A digitalização de documentos permite converter seus documentos acumulados em um banco de dados pesquisável por computador. Você pode descobrir que o escaneamento de registros de itens como contratos permite que você reduza as despesas de armazenamento de documentos, ou pode oferecer documentos digitalizados na Web ou para seus clientes comprarem. Preparar um documento para digitalização requer um pouco de planejamento e previsão.

O que digitalizar

O primeiro requisito de preparação é escolher o que digitalizar e com quais objetivos. Pode haver requisitos legais; Por exemplo, psiquiatras que lidam com distritos escolares ou com o sistema judiciário criminal podem ser solicitados a verificar as avaliações dos pacientes com certas informações de identificação removidas. Os documentos legais podem exigir que as páginas de assinatura ou depoimentos sejam verificados como páginas de capa que acompanham o documento.

Requisitos mecânicos

Existem duas grandes categorias de scanners: scanners de mesa (adequados para digitalizar livros encadernados, grandes peças de arte ou blueprints) e scanners alimentados por folhas. Scanners alimentados por folhas só podem digitalizar um lado de uma página por vez; Isso geralmente é tudo que é necessário. Para digitalizar as páginas de um livro não encadernado, os scanners alimentados por folhas precisam fazer dúplex - digitalizar um lado de uma folha, invertê-lo e digitalizar o outro lado. Ao carregar um scanner alimentado por folhas, tire um momento para folhear todas as páginas, procurando páginas de cabeça para baixo e coisas como grampos, fitas adesivas ou notas adesivas que podem se soltar quando as páginas são alimentadas pelo mecanismo.

Preparo fisico

Uma vez que as razões legais e comerciais para a digitalização são conhecidas, o próximo requisito é a preparação física. O tipo de preparação física dependerá do scanner usado e pode variar do muito simples - remover agrafos em páginas soltas antes de alimentá-los em um scanner alimentado por folhas - até o intrincado - colando muitos documentos menores juntos em um suporte placa para reduzir o sangramento e executá-los em um scanner de mesa plana. Os documentos devem ser pressionados, sem ondulações ou vincos. Se você está tentando aumentar o contraste do texto em um scanner de mesa, colocar um suporte cinza neutro, como o papelão de um bloco de papel, por trás da página sendo digitalizada, às vezes pode ajudar.

Requisitos de processamento de OCR

O Reconhecimento óptico de caracteres usa o reconhecimento de formas para tentar combinar palavras de um dicionário. A preparação do documento para o OCR começa concentrando-se no contraste do documento original. Um truque que pode funcionar para documentos antigos em papel amarelado a partir de conteúdo ácido é fazer uma fotocópia de alto contraste em papel pesado. No lado físico e mecânico, a maioria das digitalizações de OCR são para páginas soltas, e garantir que elas estejam alinhadas no alimentador de documentos também é importante, pois as páginas digitalizadas em um pequeno ângulo podem aumentar a taxa de erro. Não importa o quão bom é o seu OCR, você vai querer gastar tempo revisando a varredura resultante, e isso deve ser orçado no tempo necessário.